KAKAV JE ŽIVOTNI CIKLUS DOKUMENATA? - KULTURNI VOKABULAR - 2026

Životni ciklus dokumenta sastoji se od niza faza kroz koje je datoteka prolazi tijekom korisnog vijeka trajanja. Te se faze kreću od stvaranja dokumenta, preko svih njegovih upotreba i modifikacija, do trenutka uništenja ili trajnog arhiviranja.

Koncept životnog ciklusa dokumenata stvoren je u SAD-u nakon Drugog svjetskog rata. To je zbog potrebe pronalaska odgovarajućeg načina za rukovanje velikim brojem nakupljenih datoteka.

Izvor slike: Wikimedia.org.

Svaka disciplina različito pristupa životnom ciklusu dokumenata, uzimajući u obzir njezin fokus i prirodu arhive. Na primjer, životni ciklus pravnog dokumenta može imati različite faze od životnog ciklusa akademskog dokumenta.

U svakom slučaju, razmatranja koliko dugo dokument treba čuvati, kako se treba pohraniti ili što treba pravilno koristiti. Slično tome, postoje i različiti pristupi fazama njegovog životnog ciklusa.

Na primjer, mogu postojati dokumenti koji ne vrijede poduzeće ili vladino tijelo zbog njihove starosti. Međutim, isti ti arhivi mogu imati veliku povijesnu vrijednost muzeja.

Druga temeljna razlika je ona koja postoji između analognih i digitalnih dokumenata. Iako je važna u sadržaju dokumenata, postojanje digitalnih datoteka podrazumijeva posebnosti u rukovanju i faze njihovog životnog ciklusa.

Dokumenti iz tri dobi

Slika: slideplayer

Povijesničar Carlos Wyffels predložio je 1972. teoriju o tri vijeka. Prema ovome, dokumenti su predmeti koji imaju vitalni proces tijekom kojeg se njihova upotreba transformira.

Općenito, dokumenti se intenzivno koriste odmah nakon stvaranja i određeno vrijeme. Međutim, s vremenom se ta upotreba smanjuje do trenutka u kojem potpuno prestaje, bilo zato što se arhiviraju ili uništavaju.

Prema Wyffelsu, ovaj ciklus kroz koji prolaze svi dokumenti podijeljen je u tri dobi: administrativnu ili aktivnu dob, srednju ili poluaktivnu dob i neaktivnu ili povijesnu dob.

Administrativna ili aktivna dob (datoteka upravljanja)

Odnosi se na aktivno razdoblje dokumenta. Započinje u trenutku svog stvaranja i prolazi kroz različite faze u kojima se često savjetuje, prenosi i dijeli.

Na primjer, administrativna dob računa za komunalne usluge započinje kad se generira. Zatim se kretajte ograničeno vrijeme - poštar će vam ih dostaviti ili poslati e-poštom, prilikom provjere i plaćanja.

Srednja ili poluaktivna dob (središnja datoteka)

To je to razdoblje u kojem je dokument izgubio korisnost zbog koje je stvoren. Stoga nije toliko aktivan u uporabi kao u administrativnoj dobi. Međutim, sačuvan je i s njim se može rijetko konzultirati.

Primjerice, srednja dob računa za komunalne usluge započinje kada se nakon plaćanja uplati u mapu. Vrlo je vjerojatno da se nikad više neće konzultirati, međutim, to se vodi u spisu u slučaju da se pojavi zabrinutost.

Poluaktivni životni vijek dokumenata može biti različit, ovisno o vrsti dokumenta i ovisno o kontekstu. Na primjer, pravni dokument može imati duži radni vijek od računa za komunalne usluge.

Neaktivna dob ili povijesna dob (povijesni arhiv)

Odnosi se na završno razdoblje arhiva. Međutim, nemaju sve datoteke isto odredište. Ovisno o njihovoj prirodi, oni mogu biti povijesni ili uništeni.

Povijesni arhivi su oni koji imaju kulturnu ili istraživačku vrijednost. Stoga se tijekom ove faze nastoje sačuvati metode očuvanja što je moguće potpunije.

Faze u životnom ciklusu dokumenata

Teorija tri doba općenito uspostavlja temeljne faze kroz koje prolaze svi dokumenti. Međutim, postoje i druge konkretnije faze koje definiraju korisnost i rukovanje dokumentima.

Faze kroz koje dokument prolazi ovise o njegovoj vrijednosti, upotrebi i kontekstu. Na temelju tih karakteristika određuje se kroz koje se faze mora proći i koje su tehničke i administrativne odredbe za svaku od njih.

Ovo su neke od glavnih faza kroz koje dokument prolazi kroz cijeli njegov korisni vijek:

1-Stvaranje: sastoji se od stvaranja dokumenta bilo u tiskanom ili digitalnom obliku.

2-pohrana: prema formatu u kojem je dokument kreiran, pohranjuje se fizički ili digitalno. U nekim se slučajevima razmatra i faza digitalizacije, kada je to dio procesa.

3-kategorizacija: odnosi se na organizaciju, razvrstavanje ili indeksiranje dokumenata prema parametrima uspostavljenim u svakom kontekstu.

4-prijenos: odnosi se na slanje i / ili dostavu dokumenta u skladu s njegovim karakteristikama. Trenutno se to može odnositi na dostavu fizičkom poštom ili na dostavu e-poštom ovisno o slučaju.

5-Distribucija: ova faza odnosi se na dokumente koji su u javnoj upotrebi ili trebaju, pa ih nakon kreiranja moraju otkriti određenoj skupini ljudi.

6-kolaborativna uporaba: trenutno se datoteke mogu organizirati za zajedničku upotrebu i uređivanje. Ova faza je novijeg izgleda i smatra se isključivo za digitalne dokumente.

7-savjetovanje: odnosi se na onu fazu u kojoj su dokumenti raspoređeni s namjerom da se mogu konzultirati. Tijekom tog postupka vrlo su važne odredbe o sigurnosti i / ili dostupnosti, ovisno o javnosti od koje se očekuje pristup informacijama.

8 - Arhiviranje ili uništavanje: ovo je posljednja faza u životnom ciklusu svih dokumenata. To odgovara trenutku u kojem je odlučeno da li ima dovoljnu povijesnu vrijednost koju treba sačuvati ili je, naprotiv, uništeno.

Sredstva

1. Darmouth College. (SF). Životni ciklus dokumenta: Definicije, podržane tehnologije i aplikacije. Oporavak od: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Životni ciklus dokumenata: teorija 3 dobi. Oporavak iz: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Što je životni ciklus elektroničkog upravljanja dokumentima? Oporavak od: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Životni ciklus dokumenta. Oporavilo od: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Životni ciklus dokumenata - Španjolski arhivski sustav. Oporavak od: normadat.es.