POZITIVNE I NEGATIVNE POVRATNE INFORMACIJE: KAKO IH DATI U 9 KORAKA - POSAO - 2026

Davanje pozitivnih ili negativnih povratnih informacija koristi se komunikacijskim metodama za prijenos i primanje informacija o adekvatnosti ili neprikladnosti našeg rada. U prvom pristupu ovom konceptu, možda ćete pomisliti da je riječ o negativnim aspektima koje šefovi komuniciraju s zaposlenicima tvrtke.

Pozitivne povratne informacije shvaćaju da je nešto dobro napravljeno. Na primjer: «Djelo je izvedeno na sažet način i vrlo je dobro razumljivo. Negativne povratne informacije nastaju kada je nešto učinjeno pogrešno. Na primjer: "Djelo nije dobro shvaćeno, ima zbunjujuće informacije."

I pozitivni i negativni služe poboljšanju performansi osobe na koju se daju povratne informacije. Međutim, koncept povratne informacije o poslu mnogo je opsežniji i može biti pozitivan ili negativan i usmjeren prema zaposleniku, šefu ili suradniku.

Kako navodi Farr (1993), u radnom okruženju postoji puno informacija koje nam govore kako izvodimo svoj posao. Međutim, potrebno je imati smisla za ove informacije, kako bismo postigli naše ciljeve. Među ostalim, povratne informacije o poslu omogućit će vam:

• Ispravite pogreške u izvedbi.
• Smanjite nesigurnost u pogledu prikladnosti vašeg rada.
• Znajte kako vas drugi percipiraju i procjenjuju.

Pored toga, neke od prednosti koje ćete dobiti konstruktivnim povratnim informacijama u vašem radnom okruženju bit će:

• Izbjegavajte sukobe s kolegama, zaposlenicima ili šefovima.
• Imati veće zadovoljstvo na radnom mjestu.
• Promicajte timski rad i budite učinkovitiji.
• Stjecanje osjećaja samokompetencije na poslu.

9 koraka za davanje pozitivnih ili negativnih povratnih informacija

Da biste ga učinkovito iskoristili, opisujemo 9 koraka koje morate uzeti u obzir pri razvoju ove metode komunikacije:

1 - Odaberite vrijeme i mjesto prije nego što date povratne informacije

Prvo biste trebali pitati drugu osobu jesu li joj dostupne u to vrijeme. U slučaju da je zauzeta, pokušajte započeti razgovor kasnije.

Na ovaj način osoba kojoj ćete davati povratne informacije pružit će vam pažnju potrebnu za učinkovitu komunikaciju. S druge strane, da biste odabrali scenario, morate uzeti u obzir vrstu informacija koje ćete pružiti:

Kada je riječ o pozitivnim povratnim informacijama, trebali biste je odlučiti učiniti javno, kako bi osoba imala još više društveno prepoznavanje prikladnosti svog rada.

U slučaju da želite priopćiti neke negativne aspekte, odaberite privatno mjesto tako da radnik ne primijeti da mu je neugodno pred kolegama.

2 - Ne čekajte predugo da iznesete svoje mišljenje

Ako postoji neki aspekt o kojem želite dati povratnu informaciju kolegi, zaposleniku ili šefu, nemojte predugo čekati. Inače se osoba neće dobro sjetiti što je to.

Na primjer, ako nekom kažete da ponašanje koje je imao prije 3 mjeseca nije bilo prikladno, osoba vjerojatno neće kontekstualizirati ono što se dogodilo, tako da vaše povratne informacije neće imati željeni učinak.

Međutim, ako komentirate pozitivan ili negativan aspekt o nečemu što su učinili u posljednjih nekoliko dana, oni mogu uzeti u obzir vaše mišljenje i ispraviti ih - ako je potrebno - jer još uvijek nisu puno odstupili od svog cilja.

Osim toga, ova je točka posebno važna u odnosu na negativne povratne informacije, jer ako svoje mišljenje ne date odmah, gomilat ćete pritužbe na neku osobu i jednog dana ćete možda biti preplavljeni i priopćiti sve što vas muči agresivnim stavom.

To je uobičajeno u bilo kojoj vrsti odnosa - prijateljima, partnerima, roditeljima itd. - Ako ne kažete drugoj osobi što vas muči, to će teško promijeniti njihovo ponašanje.

3 - Pokažite empatičan stav

Stavite se u tuđe cipele s empatijom i razmislite o tome kako biste željeli da vam oni pruže informacije o vašem radu i vašem učinku.

Sigurno biste željeli da osoba koja će komentirati neki aspekt vašeg rada biti empatična, trudeći se da ne ošteti vaše osjećaje kada su u pitanju negativne informacije.

Ako je njegov rad na bilo koji način utjecao na vaš, pokušajte također da se ne izgubite i objasnite mu kako se osjećate.

4 - Slušajte drugoga i budite fleksibilni

U ovom komunikacijskom procesu trebali biste imati sposobnost aktivnog slušanja - a ne samo govora. Ovo uključuje pružanje mogućnosti drugima da komentiraju poteškoće koje su im se našle na putu u vezi s tim zadatkom.

Obratite pažnju na razloge koji su doveli drugu osobu da djeluje na ovaj način. Možda kad upoznate njegove okolnosti, shvatit ćete da je postupio na najbolji mogući način.

Imajte mogućnost ispravljanja ako mislite da niste u pravu. Na kraju dana, povratne informacije koje dajete temelje se na vašem osobnom mišljenju, nisu apsolutne istine.

5 - Ne koristite općenite i nespecifične komentare

Važno je da budete precizni u svojim komentarima, umjesto da dajete povratne informacije s nejasnim i općim podacima. Nije isto reći: "dobar posao" nego "vaše posljednje izvješće prikuplja vrlo precizne podatke o napretku tvrtke."

Drugim komentarom, druga će se osoba osjećati više cijenjeno i bolje će razumjeti njihovu učinkovitost na poslu.

Što konkretnije i konkretnije informacije koje pružite, to će imati bolje posljedice na performanse druge osobe - jednako što je kompas precizniji, lakše nam je upravljati brodom.

6 - Koristite "tehniku ​​sendviča"

Ova se tehnika sastoji od pružanja:

1. - Pozitivna kritika, na aspekte koji se provode pravilno ili na napore koji se provode u postizanju cilja.
2. - Negativna recenzija, o onome što mislite da treba poboljšati kako biste obavili učinkovit posao.
3. - Pozitivan pregled, na njegovu opću primjerenost.

Na taj način izbjegavate početnu nelagodu što započinjete s negativnim komentarom, pa će osoba biti osjetljivija prema vašem mišljenju. Uz to, uspijevate ostaviti dobar ukus u ustima što je kulminiralo razgovor još jednim pozitivnim aspektom.

Osoba koja dobije povratne informacije neće se osjećati upitnom, ali će je prihvatiti na pozitivniji način i spremna je promijeniti negativan aspekt koji ste spomenuli.

Primjer ove tehnike bilo bi kazivanje suradniku:

„Vaša nedavna prodajna prezentacija pružila mi je vrlo vrijedne informacije. Bilo je malo, ali vrlo zanimljivo “.

7 - Koristite povratne informacije usredotočujući se na ponašanje, a ne na osobu

Vrlo je važno da odaberete riječi koje ćete dobro upotrijebiti, kako ne biste kritizirali dotičnu osobu, već ponašanje koje je izvršilo u određenom trenutku.

Da biste bolje razumjeli, nije isto reći „projekt nije dostavljen na vrijeme“ nego reći „uvijek isporučujete projekte kasno“. U drugom slučaju osoba može osjećati da ih se klasificira kao neodgovorne i da će rezultirati neugodnom i neugodnom situacijom.

Usredotočite se i na izolirana ponašanja, tako da ponašanja nisu generalizirana. Pogledajmo primjer u vezi s ovim aspektom: Bolje je reći: "jutros ste kasnili 15 minuta, želio bih znati jeste li imali problema" nego: "jako kasnite".

Kao što vidite, u prvom se primjeru fokusira na ponašanje kasne - osim što pokazuje empatičan stav o tome.

U drugoj rečenici, naprotiv, agresivan je, katalogizirajući osobu na temelju nekih činjenica koje ponekad predstavljaju iznimku, a ne normu.

8 - U negativnim povratnim informacijama navedite mogućnosti kako se zadatak mogao bolje izvesti

Kad su povratne informacije negativne, dodajte komentare za poboljšanje rada. Ovo će pomoći drugoj osobi da zna kako treba obavljati svoj posao na produktivan način.

Na primjer, ako vam se nije svidio način na koji radnik opslužuje klijenta, mogli biste reći nešto poput: „Jutros sam primijetio da je klijent nezadovoljan vašim objašnjenjem o plaćanju kroz financiranje. Drugom prilikom mu možete ponuditi objašnjenu brošuru kako bi on to bolje razumio. "

9 - Potaknite druge da vam daju svoje mišljenje o vašem radu

Pogotovo ako je riječ o vašem zaposleniku, trebali biste potaknuti ovu dinamiku i razmjenu informacija kako biste i vi imali koristi od prednosti neposrednih i konkretnih informacija o svom radu.

Poznavanje mišljenja radnika oko vas pomoći će vam u upravljanju vlastitim brodom, kao što smo spomenuli na početku ovog članka.

Nadamo se da će vam svi ovi savjeti pomoći da poboljšate komunikaciju s kolegama i postignete veće zadovoljstvo poslom.

Reference

1. Ana I. García Álvarez i Anastasio Ovejero Bernal. Mjerenje povratnih informacija o radu u organizacijama: Prilagođavanje upitnika za povratne informacije o radu. Psikotema, 1998. Vol. 10, br. 2, str. 241-257.
2. Carlos Eduardo Román Maldonado. Povratne informacije ili povratne informacije u internetskom visokom obrazovanju. „Virtualni magazin Universidad Católica del Norte“. Br. 26, (veljača - svibanj 2009., Kolumbija).
3. Ignacio šef. Zašto davati povratne informacije? Kako to učinkovito učiniti? (2001) Sveučilište CEMA.
4. MI Ferrero i M. Martín. Važnost konstruktivnih povratnih informacija u ocjenjivanju grupnih glazbenih izvedbi.
5. Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Skrivate li se od svog šefa? Razvoj taksonomije i instrumenta za ocjenu ponašanja u ponašanju dobrih i loših izvođača. Journal of Management (2003).