UPRAVLJANJE PROJEKTOM: FAZE, CILJEVI I PRIMJERI - DUDÁS - 2026

Upravljanje projektom treba ispuniti postupak pokretanja, planiranja, izvođenja, kontrole i zatvaranja rada tima kako bi se zadovoljili određeni razlozi za uspjeh i postizanje određenih ciljeva u propisanom roku. Stoga je primjena vještina, tehnika, znanja i alata u programskim aktivnostima koja zadovoljavaju zahtjeve projekta.

Projekt je prijelazni rad osmišljen da stvori jedinstveni rezultat, uslugu ili proizvod, s definiranim početkom i završetkom, poduzetim za postizanje zapaženih ciljeva i ciljeva, uglavnom za postizanje dodane vrijednosti ili korisne promjene.

Izvor: pixabay.com

Vremenska kvaliteta projekata u suprotnosti je s rutinskim poslovnim operacijama koje su jednostavne ponovne, polu-trajne ili stalne aktivnosti na proizvodnji usluga ili proizvoda.

Nema procesa upravljanja projektima može rezultirati izgubljenim vremenom, izgubljenim novcem i lošim performansama.

Snažan alat

Upravljanje projektima moćan je poslovni alat koji tvrtkama svih veličina može ponuditi mnoge prednosti. Pruža postupke, smjernice i tehnike koje se mogu ponoviti kako bi se upravljalo ljudima i radom uključenim u projekte.

To vam može povećati šanse za uspjeh i pomaže da se projekti dosljedno, učinkovito, na vrijeme i na proračun realiziraju.

Primjenom osnovnih strategija upravljanja projektima postići će se željeni ciljevi i oni će biti postignuti u određenom vremenskom i troškovnom rasponu.

Suština je da svi pobjeđuju, što bi stoga moglo biti najbolja korist od svih za upravljanje projektima.

faze

iniciranje

Faza inicijacije određuje prirodu i opseg projekta. Morate razumjeti poslovno okruženje i također osigurati da su potrebne kontrole ugrađene u projekt.

Dokumenti o pokretanju projekta su niz krataka koji se koriste za stvaranje propisa za vrijeme trajanja projekta. To uključuje:

- Prijedlog projekta: ideja iza projekta, opći cilj, trajanje.

- Opseg projekta: smjer i praćenje projekta.

- Raščlamba strukture rada: razmjera posla koji treba obaviti, do dnevnih zadataka.

- Matrica raspodjele odgovornosti: uloge i odgovornosti usklađeni s rezultatima.

- Analiza poslovnih potreba i zahtjeva prema mjerljivim ciljevima.

- Pregled tekućeg poslovanja.

- Pismo projekta, uključujući troškove, zadatke, rezultate i raspored.

Planiranje

Glavni je cilj pravilno planiranje vremena, troškova i resursa za procjenu potrebnog rada i na taj način učinkovito upravljanje rizikom tijekom provođenja projekta. Sastoji se od utvrđivanja metodologije koju treba slijediti za upravljanje projektima.

- Identificirajte rezultate i stvorite strukture raščlanjivanja rada.

- Odredite aktivnosti potrebne za dovršetak ovih rezultata i na taj način povežite te aktivnosti logičkim redoslijedom.

- Procijeniti potrebu za resursima za aktivnosti.

- Procijenite vrijeme i troškove aktivnosti.

- Izrada rasporeda i proračuna.

- Planiranje rizika

- Za početak rada dobiti službeno odobrenje.

Izvršenje

Tijekom izvršenja morate znati koji su planirani rokovi za izvršenje. Faza izvršenja osigurava da se rezultati plana upravljanja projektima izvršavaju u skladu s tim.

Ova faza uključuje odgovarajuću raspodjelu, koordinaciju i upravljanje ljudskim resursima i svim drugim resursima, poput materijala i proračuna. Rezultat ove faze su rezultati projekta.

Projektna dokumentacija

Da bi održao proračun, opseg, učinkovitost i brzinu, projekt mora imati fizičke dokumente koji se odnose na svaki određeni zadatak.

S ispravnom dokumentacijom lako je vidjeti ispunjavaju li se ili ne zahtjevi projekta. Dokumentacija sadrži podatke o tome što je već završeno za taj projekt.

Ako je učinjeno pravilno, dokumentacija može biti okosnica uspjeha projekta.

Nadzor i kontrola

Sastoji se od procesa koji se provode radi promatranja izvršenja projekta, tako da se mogu pravovremeno prepoznati potencijalni problemi i po potrebi poduzeti korektivne mjere za kontrolu izvršenja projekta.

Uspješnost projekta se promatra i mjeri kako bi se utvrdile varijacije u planu upravljanja projektom.

Također daje povratne informacije između različitih faza projekta, kako bi se provele preventivne ili korektivne radnje u skladu s planom upravljanja projektom.

zatvaranje

Sadrži formalni završetak projekta i njegovo prihvaćanje. Administrativne aktivnosti uključuju dokumentiranje naučenih lekcija. Sastoji se od finaliziranja svih aktivnosti čitavog skupa procesa kako bi se projekt formalno zatvorio.

U ovu je fazu također uključen pregled nakon izvršenja. Ovo je vitalna faza da projektni tim nauči iz iskustava i primijeni ga na buduće projekte.

Trebali biste pogledati stvari koje su dobro funkcionirale u projektu i analizirati stvari koje nisu uspjele stvoriti naučene lekcije.

ciljevi

Cilj upravljanja projektima je dovršiti sveobuhvatan projekt koji zadovoljava klijentove ciljeve.

Uspješno razvijati faze projekta

Projekt, bez obzira na njegovu veličinu, obično uključuje pet različitih faza jednake važnosti: Iniciranje, planiranje, izvršavanje, nadzor i kontrola, zatvaranje.

Lagan i neprekinuti razvoj i izvršavanje svih gore navedenih faza jamče uspjeh projekta.

Učinkovito komunicirajte

Uvijek treba imati na umu da uspjeh ili neuspjeh projekta u velikoj mjeri ovisi o timskom radu. Stoga je ključ uspjeha uvijek u suradnji.

U tu je svrhu od velike važnosti uspostavljanje dobre komunikacije. S jedne strane, informacije moraju biti jasno i potpuno artikulirane, tako da ih svi razumiju u potpunosti. S druge strane, morate imati sposobnost slušanja i primanja konstruktivnih povratnih informacija.

Ostvariti glavni cilj projekta

Glavni cilj projekta mora biti ostvaren unutar predviđenog vremena, s očekivanom kvalitetom i unutar razmatranog proračuna.

Optimizacija potrebnih dodijeljenih inputa i njihova primjena u svrhu ispunjavanja unaprijed zadanih ciljeva projekta je stvar gdje uvijek ima prostora za napredak.

Svi se procesi i postupci mogu reformirati i ažurirati radi poboljšanja održivosti projekta, ali i vođenja tima kroz proces strateških promjena.

Izrada projekta koji slijedi klijentove ciljeve

To bi moglo značiti da se vizija klijenta treba baviti i reformirati ili s njima pregovarati u vezi s ciljevima projekta, kako bi ih pretvorili u ciljeve koji su djelotvorni.

Ispunjavanje očekivanja kupaca i njihovo zadovoljavanje ne samo da dovodi do uspješne suradnje, što može pomoći u uklanjanju iznenađenja tijekom izvođenja projekta, već osigurava i buduću održivost.

Prednosti

Glavna prednost upravljanja projektima je u tome što vam pomaže u učinkovitom upravljanju projektima. To omogućava brže rješavanje problema.

Veća učinkovitost u pružanju usluga

Upravljanje projektima daje mapu puta koja se lako slijedi i vodi do završetka projekta. Nakon što znate gdje izbjegavati rupe, ostaje razlog da radite pametnije i učinkovitije.

Zadovoljstvo kupaca

Dok projekt završi na vrijeme i pod proračunom, klijent odlazi zadovoljan. A sretan kupac je netko koga ćemo ponovno vidjeti.

Inteligentno upravljanje projektima pruža alate koji omogućuju nastavak ovog odnosa između klijenta i menadžera.

Veća učinkovitost u pružanju usluga

Iste strategije koje su omogućile uspješno dovršenje jednog projekta također će raditi puno puta za ostale projekte.

Poboljšava rast i razvoj unutar tima

Pozitivni rezultati ne samo što izgrađuju poštovanje, već često inspiriraju projektni tim da nastavi tražiti načine za učinkovitiju izvedbu.

Povećana fleksibilnost

Možda je jedna od najvećih prednosti upravljanja projektima ta što omogućava fleksibilnost. Sigurno upravljanje projektom omogućava vam da nacrtate strategiju koju želite provesti tako da projekt bude dovršen.

Međutim, ljepota takve organizacije je u tome što se, ako se otkrije pametniji put, može krenuti. Za mnoge male i srednje tvrtke, ovo samo vrijedi cijenu prijema.

Povećana procjena rizika

Kad se svi igrači postroje i postave strategiju, skočiće potencijalni rizici da im padnu.

Upravljanje projektima daje crvenu zastavicu u pravo vrijeme - prije nego što započnete raditi na završetku projekta.

Primjeri

American Airlines

Spajanje American Airlinesa s US Airwaysom stvorilo je preklapanje u tehnologiji i programima. Znali su da proračunske tablice nisu dovoljne za upravljanje složenim projektima i resursima.

Kako bi stekli vidljivost u širim podjelama i globalnim prioritetima, počeli su koristiti upravljanje projektima za ulazak osoblja, upravljanje resursima i planiranje kapaciteta.

Kao rezultat toga, zrakoplovna kompanija prešla je na kapital od svog rada na informacijskim tehnologijama sa 10% na 20%. Ovo je neto pozitivan utjecaj od nekoliko milijuna dolara na vašu bilancu.

Sada imaju pristup boljim i pouzdanijim podacima za donošenje kritičnih odluka o projektima i resursima.

Kraljevska banka

Kraljevska banka Škotske trebala je primijeniti konzistentne i pouzdane podatke na kojima će se informirati o financijskim i resursnim odlukama. Stoga su odabrali upravljanje projektima kako bi potaknulo tu dosljednost. Tako su povukli 35 naslijeđenih sustava, više od 50 alata razvijenih od strane korisnika i stotine proračunskih tablica.

S podacima u različitim formatima i stotinama projekata kojima upravljaju različiti sustavi, željeli su kontrolirati svoje podatke kako bi jasnije vidjeli svoju ukupnu korisničku bazu.

U dvanaest mjeseci uspjeli su ispuniti svoj poslovni slučaj i ostvariti povrat ulaganja. Uz to, poboljšali su transparentnost i smanjili troškove u svakoj poslovnoj jedinici.

Reference

1. Wikipedija, besplatna enciklopedija (2019). Upravljanje projektima. Preuzeto sa: en.wikipedia.org.
2. Institut za upravljanje projektima (2019). Što je upravljanje projektima? Preuzeto sa: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Koji su ciljevi upravljanja projektima? Preuzeto sa: clarizen.com.
4. NI posao (2019). Prednosti upravljanja projektima. Preuzeto sa: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 najboljih prednosti upravljanja projektima. Bright Hub Project Management. Preuzeto sa: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 primjera uspješnog upravljanja stvarnim svijetom. Blogview Planview. Preuzeto sa: blog.planview.com.