- Potrebni profil
- Potrebne vještine
- Slušajte aktivno
- Čitanje čitanja
- Upravljanje vremenom
- Znati govoriti
- Pisanje
- Kritičko razmišljanje
- Proaktivno učenje
- Koordinacija
- Pregled
- Značajke
- odgovornosti
- Pažnja rukovodiocima
- Unutarnja i vanjska interakcija
- Administrativna podrška
- Reference
Izvršni tajnik je posao ili zanimanje koje služi kako bi osigurao maksimalnu podršku visokih zaposlenih u tvrtki ili organizaciji. On će biti taj koji će organizirati i održavati raspored rukovoditelja i pomoći im u obavljanju širokog spektra administrativnih poslova.
Cilj je doprinijeti ukupnoj učinkovitosti poslovanja osiguravajući da se svi upravni poslovi koji su vam dodijeljeni obavljaju pravodobno i učinkovito. Tajnica je osoba koja pruža administrativnu podršku. Oni mogu obavljati zadatke poput pisanja i arhiviranja, odgovaranja na telefon i slanja poruka.

Izvor: pixabay.com
S druge strane, izvršni sekretar ili administrativni pomoćnik također obavlja neke od tih aktivnosti, uz koordiniranje ureda, istraživanje proizvoda, interakciju s dobavljačima, naručivanje proizvoda i stvaranje baze podataka.,
Izvršni tajnici obično primaju veće plaće od tajnika jer obavljaju funkcije na visokoj razini i ubrzavaju produktivnost ureda.
Potrebni profil
- prvostupnik poslovne administracije ili srodnih područja.
- Dokazano iskustvo izvršnog sekretara ili slična administrativna uloga.
- Mora biti kompetentan u upravljanju Microsoft Officeom na sveobuhvatan način i u back-office softveru, na primjer ERP sustavima.
- detaljno poznavanje uredske uprave i osnovnih računovodstvenih postupaka, kao i relevantni tehnički vokabular koji se koristi u industriji.
- Upoznavanje s osnovnim istraživačkim metodama i tehnikama izvještavanja.
- Izvrsne organizacijske i vremenske vještine upravljanja.
- Izvanredne vještine komunikacije i pregovaranja.
- Integritet i povjerljivost.
Izvršni tajnici moraju biti brzi profesionalci s izvrsnim vještinama upravljanja vremenom i mogućnostima više zadataka. Svojom marljivošću i stručnošću u svom poslu, rukovoditelji se mogu usredotočiti na svoje upravljačke odgovornosti, ne brinući o drugim zadaćama.
Mnogi se menadžeri u velikoj mjeri oslanjaju na svog izvršnog tajnika koji će mu koordinirati svakodnevne zadatke i držati ih prema rasporedu. Takt i asertivnost potrebni su kao upravitelji vremena menadžera.
Potrebne vještine
Izvršni tajnici moraju se baviti osnovnim vještinama kao što su pisanje, gramatika, pravopis i interpunkcija, i imati iskustvo upotrebe uredske opreme i uobičajenih softverskih aplikacija poput obrade teksta, proračunskih tablica i grafike.
Jednako tako, moraju imati izvrsne vještine upravljanja vremenom i sposobnost učinkovitog podnošenja različitih odgovornosti.
S druge strane, izvršnom tajniku su potrebne i druge kvalitete, kao što su dobra prosudba, diplomacija, diskrecija i sposobnost autonomnog rješavanja problema.
Potrebne su im jake komunikacijske vještine za interakciju s javnošću, pisanje izvješća i pregled publikacija.
Slušajte aktivno
Morate znati obratiti punu pažnju na to što drugi ljudi govore, uzimajući vremena da shvatite o čemu se postavljate, postavljate pitanja kako je prikladno i ne prekidate ih u neprikladno vrijeme.
Čitanje čitanja
Potpuno razumijevanje pisanih rečenica i odlomaka u dokumentima koji se odnose na rad.
Upravljanje vremenom
Znati efikasno upravljati i vlastitim vremenom, ali i vremenom drugih.
Znati govoriti
Jasno razgovarajte s drugim ljudima kako biste učinkovito prenijeli informacije.
Pisanje
Imati učinkovitu pismenu komunikaciju, prema potrebi publike.
Kritičko razmišljanje
Korištenje logike i rasuđivanja za prepoznavanje prednosti i slabosti rješenja, zaključaka ili alternativnih pristupa problemima koji nastaju.
Proaktivno učenje
Shvatite implikacije novih informacija na rješavanje problema u budućnosti i buduće.
Koordinacija
Prilagođavanje postupaka u odnosu na postupke drugih.
Pregled
Preispitajte i procijenite uspješnost sebe, drugih ljudi ili organizacija kako bi se poboljšala ili poduzele korektivne mjere.
Značajke
Izvršni sekretar može biti odgovoran za sitna novčana sredstva i računovodstvo, ali može upravljati proračunom. Članke možete objavljivati na web mjestu, ali također možete dizajnirati i upravljati web mjestu.
Podatke možete unijeti u proračunsku tablicu koju ste dizajnirali i koristili za svoje izvještajne funkcije.
Izvršni sekretar može nadgledati administrativno osoblje. Često izvještava izravno izvršnog direktora i može podržati jednog ili više starijih rukovoditelja.
odgovornosti
Pažnja rukovodiocima
- Održavajte dnevni red rukovoditelja i pomažu u planiranju imenovanja, sastanka odbora, konferencija itd.
- Sudjelujte na sastancima kako biste pripremili zapisnike i zapisnike sastanaka, a zatim ih sastavili, prepisali i distribuirali.
- Učinite sve aranžmane za putovanja za rukovoditelje: kupovina karata, rezervacija hotela, dostava putnih troškova, upravljanje i pregled odgovarajuće dokumentacije itd.
- provode mandatne istrage, prikupljaju podatke i pripremaju dokumente ili izvješća na razmatranje i predstavljanje od strane rukovoditelja, odbora i upravnih odbora, kako im je dodijeljeno.
- Rukujte s povjerljivim dokumentima pazeći da ostanu zaštićeni i sigurni.
Unutarnja i vanjska interakcija
- Primanje i filtriranje telefonskih poziva, preusmjeravanje prema odgovarajućoj osobi kada je to zgodno.
- Upravljajte, odredite prioritete i distribuirajte svu dolaznu ili odlaznu prepisku (e-pošta, pisma, faksi, paketi itd.), Čitanje i analiza dolaznih dopisa, prezentacija i izvještaja kako biste utvrdili njihovu važnost i planirali njihovu distribuciju.
- Pripremite odgovore na dopisu koji sadrže rutinske upite.
- Pratite upotrebu uredskog materijala i pregovarajte o uvjetima s dobavljačima kako biste osigurali da su narudžbe isplativije.
- Sastati se s pojedincima, posebnim interesnim skupinama i drugima, u ime rukovoditelja, odbora i upravnih odbora.
- Dobrodošli posjetitelji i odredite treba li im pristupiti određenim osobama.
Administrativna podrška
- Vodite evidenciju o elektroničkim i papirnim papirima, osiguravajući da su informacije organizirane i lako dostupne za brzo pretraživanje.
- Pripremite račune, izvještaje, pisma, financijske izvještaje i druge dokumente pomoću softvera za obradu teksta, proračunske tablice, baze podataka i / ili prezentacije, pružajući odgovarajuću pomoć u računovodstvu.
- Obaviti opće uredske zadatke, poput održavanja sustava uprave i obavljanja osnovnih računovodstvenih zadataka.
- Koordinirajte i izravne uredske usluge, poput evidencije i izrade proračuna, kako bi pomogli rukovoditeljima.
- Uspostaviti i nadgledati administrativne politike i postupke, kako za uredske zaposlenike, tako i za organizaciju.
- Pregledati operativne prakse i postupke kako biste utvrdili mogu li se poboljšati u područjima kao što su tok rada, postupci izvještavanja ili troškovi.
- Nadgleda i osposobljava ostalo administrativno osoblje.
Reference
- Izvodljivo (2018). Opis posla izvršnog sekretara Preuzeto sa: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Razlika između sekretara i izvršnog tajnika. Rad - Chron. Preuzeto sa: work.chron.com.
- Karijera Planer (2018). Izvršni sekretar i administrativni pomoćnik. Preuzeto sa: posao-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Opis posla izvršnog tajnika Preuzeto sa: hrvillage.com.
- BSR (2018). Odgovornosti izvršnog sekretara Preuzeto sa: bestsampleresume.com
