ZAHTJEV ZA KUPNJU: VRSTE, KAKO SE IZRAĐUJE I PRIMJERI - DUDÁS - 2026

Obrazac zahtjeva za kupnju je dokument koji je izradio korisnički odjel ili osoblje skladišta kako bi obavijestilo odjeljenje za kupnju predmeta koje je potrebno naručiti, količine i vremenskog okvira isporuke. Kupnja od tvrtke započinje sa prikupljanjem zahtjeva.

Nakon sastavljanja, potrebno je obavijestiti odjel nabave. Zahtjev za kupnju je dokument koji će sadržavati popis tih zahtjeva. Kako bi se spriječila prijevara, voditelji odjela uglavnom ne smiju naručivati ​​izravno od dobavljača ili kupovati u ime tvrtke.

Umjesto toga, riječ je o drugom odjelu zvanom odjel nabave koji zapravo narudžbe vrši kod vanjskih dobavljača. Menadžeri različitih odjela koriste obrasce za narudžbu kako bi obavijestili taj odjel koji materijal treba kupiti.

Pretpostavke i nalozi za kupovinu ključni su dokumenti u procesu nabave predmeta koji su potrebni tvrtki za njegovo poslovanje, standardizirajući postupak narudžbe iznutra i izvana.

vrste

Ključne točke zahtjeva za kupnju su sljedeće:

- To je zahtjev upućen odjeljenju za nabavu da nabavi određeni popis materijala.

- Trebate odobrenje organizacije za kupnju.

- to je interni dokument; to jest, ostaje unutar organizacije.

Možete izraditi zahtjev za kupnju za sljedeće vrste nabave:

Standard

Da biste nabavili zalihe i materijale od dobavljača, kako za proizvodne procese, tako i za uredski potrošni materijal i ostalu imovinu.

Vanjski suradnici

Opskrbljivati ​​sirovine dobavljačem i na taj način dobiti gotov proizvod.

pošiljka

Dobivanje materijala koji se čuva u objektima tvrtke, a dobavljač je plaćen za to.

Prijenos

Da biste nabavili materijale iz drugog odjela ili područja koji su unutar iste organizacije.

Vanjska usluga

Da biste dobili usluge trećeg dobavljača, kao što je održavanje postrojenja.

Kako je razrađeno?

Osnovne komponente koje čine zahtjev za kupnju su:

- Broj zahtjeva, koji omogućava identifikaciju dokumenta. Mora biti unaprijed tiskan.

- Odjel za podnošenje zahtjeva

- datum zahtjeva i datum isporuke.

- Ime osobe koja priprema zahtjev i potpis osobe koja daje odgovarajuće ovlaštenje.

- Tražene stavke moraju biti detaljno opisane kako bi se izbjegle netočne podatke. Iznos mora biti točan; vrlo je važno smjestiti potrebnu jedinicu (kilogrami, litra, jedinica itd.).

- potpis rukovoditelja odjela nabave koji kupnju odobrava ili ne odobrava.

- Ako su ponude već zatražene od dobavljača, moraju se priložiti uz rekvizite.

Postupak zahtjeva za kupnju

Proces traženja zahtjeva organizacije koriste za postavljanje i praćenje narudžbi za zalihe. To može biti sve, od sirovina do uredskog namještaja i još mnogo toga.

Kad voditelj odjela smatra da materijala nedostaje, ispunjava obrazac zahtjeva za kupnju, koji uključuje gore navedena polja.

Zahtev za kupnju je obrazac koji odjel tvrtke šalje odjelu za nabavu, u njemu su navedeni artikli koje želi naručiti od vanjskog dobavljača.

Ovaj postupak omogućava korisnicima da naruče, dobiju odobrenje nadzornika i što je najvažnije, omoguće trećim dobavljačima da predaju cijene.

Kada upravitelj nabave u ovom procesu primi zahtjev za kupnju, može pregledati sve informacije koje je poslao izvorni korisnik. Menadžer jednostavno odabire je li zahtjev odobren ili ne.

Ako ona nije odobrena, postoji okvir u kojem se navodi razlog za odluku, a odjel koji je podnio zahtjev bit će obaviješten o toj odluci. Međutim, ako menadžer odobri, sljedeći korak će biti traženje ponude od dobavljača.

Važnost

Započnite postupak kupnje

S vremena na vrijeme, odjeli tvrtke trebaju materijal; zahtjev za kupnju pokreće postupak kupnje. Odjel nabave djelovat će u skladu s jačinom dokumenta.

Ako postoje problemi, dokument će poslužiti kao dokaz da je odjel naručio zalihe s određenom komunikacijom.

To je kontrolni alat

Ako nema odgovarajuće kontrole, osoblje može biti uključeno u prijevaru jer može zatražiti materijale za osobnu upotrebu.

S zahtjevom za kupnju postoje mjere koje osiguravaju da se ne izvršava nikakva prijevara. Zahtjev mora proći kroz više ruku kako bi se osigurala njegova točnost i nužnost.

Zaštitite tvrtku

Ako postoje nalozi za povrat, izbjegavaju se šanse za prijevaru. Imovina tvrtke također je zaštićena.

Centralizacija procesa kupnje

Kada organizacija zahtijeva da se svi zahtjevi provode središnjim putem odjela za nabavu, lako je upravljati cijelim procesom.

Kupci također imaju koristi, jer sada mogu kupiti sve kupnje i povećati kupovnu moć organizacije kako bi pregovarali o boljim uvjetima.

Primjeri

Primjer 1

Zahtjev br.: 00455

Datum: 15. svibnja 2018

Ime podnositelja zahtjeva: Annaliese Corvo

Pozicija: nadzornik za obuku

Odjel: Obuka za osoblje

Razlog za zahtjev: Sljedeći se članci trebaju koristiti u tečaju „Osiguranje kvalitete“ koji će se dati tijekom tjedna od 16. do 20. srpnja 2018. godine.

- 01 slučaj markera za flip chart.

- 12 olovaka.

- 01 flip chart s 20 bijelih listova: širina 1 metar x 1,5 metara dugačka.

- 12 jednorednih bilježnica normalne veličine.

- 06 obojenih markera za ploču.

- 12 gumica za brisanje.

- 12 plavih olovki za tintu.

U prilogu su 2 citata dobivena od dobavljača pisaćih materijala.

Autor: Alberto Moreno

Pozicija: voditeljica ljudskih resursa

Upravljanje ljudskim potencijalima

Primjer 2

Confecciones Tely, proizvodni odjel SA-a mora naručiti različite materijale i ispuniti obrazac zahtjeva. Ovaj obrazac obavješćuje odjel nabave da su potrebne ove zalihe.

Odjel za nabavu može odobriti ili odbiti primljeni zahtjev. Ako se odobri, stvorit će se narudžba za kupnju.

Nalog za kupnju šalje se dobavljaču za kupnju proizvoda. Dobavljač proizvodi i isporučuje proizvode s fakturom.

Služba primanja prima proizvode i dostavlja izvješće o primitku računovodstvenom odjelu.

Ako su svi dokumenti u skladu, računovodstveno područje izdaje blagajnu odobrenje računa, što ukazuje da se plaćanje može izvršiti dobavljaču.

Reference

1. Poslovni rječnik (2018). Narudžba za kupnju. Preuzeto sa: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Što je zahtjev za kupnju? Preuzeto sa: myaccountingcourse.com.
3. Šumsko vrijeme. Razlika između zahtjeva i narudžbe. Mala poduzeća - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Što je zahtjev za kupnju i zašto je važan za vaše poslovanje. Procurify. Preuzeto sa: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - zahtjev za kupnju. Preuzeto sa: tutorialspoint.com.