REINŽENJERING PROCESA: VRSTE, MODELI, FAZE I PRIMJERI - DUDÁS - 2026

Reinženjering procesa je strategija poslovnog upravljanja koji se fokusira na analizu radnih procesa i poslovnih procesa organizacije kako bi se postigla značajna poboljšanja u performansama, produktivnosti i kvalitete.

Praksa je preispitivanja i redizajniranja načina na koji se radi, kako bi se bolje podržala misija organizacije i smanjili troškovi. Poslovni proces odnosi se na skup međusobno povezanih zadataka ili aktivnosti koje se izvode radi postizanja određenog rezultata.

Izvor: pixabay.com

Započinje procjenom misije, strateškim ciljevima i potrebama klijenta na visokoj razini. Postavljaju se temeljna pitanja, poput: Treba li redefinirati misiju? Jesu li strateški ciljevi usklađeni s misijom? Tko su klijenti?

Tvrtka može otkriti da posluje pod upitnim pretpostavkama, posebno u smislu potreba i želja svojih kupaca. Tek nakon što organizacija preispita što bi trebala raditi, odlučuje kako to učiniti bolje.

Usredotočite se na procese

U okviru osnovne procjene misije i ciljeva, reinženjering se fokusira na procese, korake i postupke organizacije koji upravljaju načinom na koji se resursi koriste za stvaranje proizvoda i usluga koji zadovoljavaju potrebe klijenata. ili određena tržišta.

Reinženjering identificira, analizira i redizajnira temeljne poslovne procese organizacije s ciljem postizanja dramatičnih poboljšanja u kritičnim mjerama uspješnosti poput troškova, kvalitete, usluge i brzine.

Na informacijsku tehnologiju gleda se kao da omogućuje stvaranje novih oblika organizacije i suradnje, a ne kao podrška postojećim poslovnim funkcijama.

Reinženjering procesa proizlazi iz različitih disciplina, a mogu se identificirati četiri glavna područja koja su podložna promjenama: organizacija, tehnologija, strategija i ljudi. Procesni pogled koristi se kao zajednički okvir za razmatranje ovih područja.

vrste

Postoje tri različite vrste reinženjering procesa koje bilo koji posao može započeti:

Reinženjering radi poboljšanja troškova

Ova vrsta ponovnog inženjeringa može dovesti tvrtku do izvanrednih smanjenja troškova nekritičnih procesa, bilo radikalno mijenjajući te procese, ili ih čak potpuno ukloniti.

To daleko nadilazi ono što se može postići uobičajenim naporima za smanjenje troškova.

Reinženjering da bi bio konkurentniji

Uz napore ove vrste reinženjeringa, nastoji prodrijeti u glavne procese proizvedene u poslu.

Ovaj cilj je postati najbolji u svojoj klasi, na razini svjetske klase, istodobno postižući konkurentnu ravnopravnost s tvrtkama koje su u prošlosti postavljale pravila i uspostavljale industrijske standarde.

Preuređivanje za radikalnu točku inovacija

Ova vrsta reinženjeringa traži pronalaženje i provođenje radikalnih točaka inovacije, promjenu postojećih pravila i uspostavljanje nove definicije najboljih u klasi za sve tvrtke koje to pokušavaju postati.

modeli

ADKAR model

Model se usredotočuje na element promjene kod ljudi, posebno na to kako osigurati da zaposlenici uključe podršku i vjeruju u promjenu.

Nakon toga, model prelazi na poslovnu dimenziju, usredotočujući se na prepoznavanje potrebe za promjenom, ciljeve koje treba ispuniti, kako će se ti ciljevi ispuniti i vremensku skalu u kojoj će se ispuniti.

I poslovna i osobna dimenzija moraju se pažljivo brinuti za provedbu uspješne strategije promjena. Pet je ključnih koraka za osiguravanje podrške zaposlenicima.

Svijest

Zaposlenici moraju biti svjesni što se točno događa i zašto je to potrebno. Ako zaposlenici nisu svjesni tih stvari, mogu izgubiti motivaciju i smjer unutar strategije.

Uprava igra ključnu ulogu u osiguravanju da zaposlenici budu u potpunosti svjesni svakog elementa procesa promjene.

Želja

Podrška strategiji promjene trebala bi prirodno doći od zaposlenika. Umjesto da prisiljavaju promjene na zaposlenike, uključivanje njih u viziju projekta i razvoj osigurat će njihovu potporu krajnjem rezultatu.

Znanje

Reinženjering će vjerojatno donijeti promjenu rutine i vještina zaposlenika, kao i opću promjenu u organizaciji.

Iz tog razloga zaposlenici moraju biti u potpunosti podržani za sticanje i razvoj tih vještina.

Vještina

To se znanje mora razvijati, ali može se dogoditi samo ako pojedinci posjeduju potrebnu vještinu.

Pojačanje

Postupak promjene i nagrade za pojedince koji mijenjaju svoje metode trebalo bi pojačati nakon promjene. To osigurava da se zaposlenici odupru iskušenju da se vrate u stare navike.

Model tranzicije mostova

Glavna snaga modela je u tome što se fokusira na prijelaz, a ne na promjenu. Razlika između njih je suptilna, ali važna.

Promjena se događa s ljudima, čak i ako se oni ne slažu s tim. S druge strane, tranzicija je ono što se događa u glavama ljudi dok prolaze kroz promjenu.

Promjena se može dogoditi vrlo brzo, dok se prijelaz obično događa sporije.

Model ističe tri faze tranzicije kroz koje ljudi prolaze kad dožive promjene. Ovi su:

- Prestanak, gubitak i puštanje na slobodu.

- Neutralna zona.

- Novi početak.

Mostovi kažu da ljudi prolaze kroz svaku fazu svojim tempom. Na primjer, oni koji su ugodni promjenama vjerojatno će brzo napredovati u treću fazu, dok će drugi ostati u prvoj ili drugoj fazi.

faze

Reinženjering poslovnih procesa nije lak zadatak. Ako se svaka faza uspješno ne završi, pokušaji promjene mogu uspjeti.

Prepoznati i priopćiti potrebu za promjenom

Mora se obaviti istraga. Koji procesi možda ne rade? Je li konkurencija bolja ili lošija od tvrtke u nekim aspektima?

Nakon što su dostupne sve informacije, trebalo bi razviti vrlo cjelovit plan, uz sudjelovanje čelnika različitih odjela.

Uprava će morati igrati ulogu prodavača. Morat ćete prenijeti veliku viziju promjene i pokazati kako će se to pozitivno odraziti na zaposlenike s najnižim kvalifikacijama.

Okupite tim stručnjaka

Kao i kod bilo kojeg drugog projekta, za reinženjering procesa potreban je tim visoko obučenih i motiviranih ljudi koji će poduzeti potrebne korake. U većini slučajeva tim se sastoji od:

Viši menadžer

Kada je riječ o donošenju velikih promjena, potreban vam je nadzor nekoga tko može donositi odluke i kome se izravno obratiti.

GUGUTATI

Bit će potreban netko tko poznaje komplikacije procesa. Ondje upravitelj operacija intervenira, radeći s procesima i bio u mogućnosti doprinijeti svoje veliko znanje.

Stručnjaci za reinženjering

Bit će potrebni pravi inženjeri. Procesi reinženjeringa mogu zahtijevati stručnost u nekoliko različitih područja, od IT-a do proizvodnje.

Nađite neučinkovite procese i definirajte ključne pokazatelje performansi (KPI)

Moraju se definirati točni KPI-i. KPI-ovi obično variraju ovisno o procesu koji se optimizira.

Tada se moraju slijediti procesi pojedinačno. Najlakši način za to je mapiranje vaših poslovnih procesa.

Mnogo je lakše ako imate sve pismeno, korak po korak. Ovo je ovdje korisni operativni upravitelj, jer olakšava procese definiranja i analize.

Najosnovniji način rada s procesima je putem dijagrama tokova. Uzmite olovku i papir i napišite postupke korak po korak.

Ako imate više znanja o tehnologiji, korištenje softvera za analizu procesa može sve olakšati.

Redizajnirajte procese i usporedite KPI-jeve

U ovom trenutku se ne može puno toga dodati. Ono što sada treba učiniti je nastaviti primjenjivati ​​teorije i vidjeti kako se održavaju KPI-i.

Ako KPI-i pokažu da novo rješenje djeluje bolje, možete početi polako razmještati rješenje, primjenjujući ga u sve više poslovnih procesa.

Primjeri

Ford Motors

U 1980-ima američka autoindustrija prolazi kroz recesiju. Želeći smanjiti troškove, Ford je odlučio temeljito analizirati poslovne procese nekih svojih odjela, pokušavajući pronaći neučinkovite procese.

Primijetili su da u računovodstvenom odjelu radi više od 500 ljudi. Za usporedbu, oko 100 ljudi je radilo u istom odjelu kod njegove konkurentske Mazde.

Unatoč činjenici da je Ford veća tvrtka, postavila je mjerljiv cilj koji je smanjio broj zaposlenih u tom odjelu na samo 200 ljudi.

Pokrenuli su inicijativu za reinženjering procesa kako bi otkrili zašto odjel ima toliko osoblja. Analizirali su trenutni sustav i utvrdili da on funkcionira na sljedeći način:

- Kad je odjel za nabavu napisao narudžbu, poslao je kopiju odjelu za plaćanje računa.

- Tada je odjel za kontrolu materijala primio robu i poslao kopiju dokumenta koji se odnosi na dugove.

- Istovremeno, dobavljač je poslao potvrdu za isporučenu robu na naplatu.

Potpuno novi postupak

Službenik koji se naplaćuje morao je odgovarati trima nalozima i, slažući ih, plaćanje je izdao ručno. Za taj je proces bilo potrebno puno radne snage u odjelu.

Umjesto da napravi manje promjene, Ford je razvio potpuno novi proces. Informacijska tehnologija igrala je važnu ulogu u ovom novom procesu.

Razvili su bazu podataka u koju je poslana obavijest kada je odjel za nabavu poslao narudžbu.

Kad su materijali dostavljeni, zaposlenik skladišta ih je unio u računalo. Na taj način mogao je odmah provjeriti je li isporučeni materijal u redu, da bi kasnije bio automatski plaćen.

Na taj su način potpuno uklonjeni računi koji dospijevaju na naplatu naloga koji traže usklađivanje s narudžbama, smanjujući broj zaposlenih u kancelariji za 75%.

Taco zvono

Taco Bell obnavljao je svoje poslovanje, fokusirajući se više na uslužni aspekt i centralizirajući svoj proizvodni prostor.

Stvaranjem K-Minus programa, izvan restorana se pripremaju meso, kukuruz, grah, zelena salata, sir i rajčica za njihove restorane. U restoranima su se ti pripremljeni sastojci sastavljali samo kad ih je kupac zatražio.

Neki od uspjeha ovog novog načina rada bili su povećana motivacija zaposlenika, bolja kontrola kvalitete, manje nezgoda, veće uštede i više vremena za fokusiranje na korisničku uslugu.

Prednosti i nedostatci

-Prednost

Smanjite troškove i vremena ciklusa

Reinženjering procesa smanjuje troškove i vrijeme ciklusa eliminirajući neproduktivne aktivnosti i zaposlenike koji ih izvode.

Reorganizacijom tima smanjuje se potreba za različitim razinama upravljanja, ubrzavaju protok informacija, uklanjaju pogreške i prepravke uzrokovane višestrukim prijenosima.

Poboljšajte kvalitetu

Reinženjering procesa poboljšava kvalitetu smanjujući fragmentaciju rada i uspostavu jasnog vlasništva nad procesima.

Radnici preuzimaju odgovornost za svoju proizvodnju i mogu mjeriti njihov učinak na temelju brzih povratnih informacija.

Povećajte produktivnost

Cilj ponovnog inženjeringa procesa je modernizacija zastarjelih procesa i često daje rezultate koji štede vrijeme. Na primjer, organizacija može otkriti da određeni postupak mogu provesti dva zaposlenika umjesto četiri.

Usmjerenosti na kupce

Prelaskom sa ciljanog na procesno usmjereni proces se fokusira na kupca. To ima prednost u tome što svi nebitni procesi brzo dođu do izražaja nakon čega se mogu lako ukloniti ili izmijeniti.

Poboljšajte konkurentski položaj

Promjene koje organizacija unosi obično su vidljive tek postepeno. No, da biste ostali konkurentni i zadovoljili potrebe korisnika, morate djelovati na odgovarajući način.

S ponovnom inženjeringom procesa, radikalne promjene provode se u relativno kratkom vremenu.

-Disadvantages

Prilagodba osoblja

Neki se radnici možda neće prilagoditi promjenama, a novi rukovoditelji mogu se osjećati prenapučeno. Ostali će radnici zastarjeti ako im se ukloni njihova primarna uloga u sklopu pregleda postupka.

Ako zaposlenik u ponedjeljak ujutro čuje da je cijeli njihov opis posla promijenjen, to može izgledati uznemirujuće.

Zato je vrlo važno da se provedene promjene dobro obavijeste zaposleniku.

Zahtijeva ulaganje

Obnova procesa obično zahtijeva ulaganje, posebno u tehnologiju. Zastarele metode, poput obavljanja zadatka ručno, lice zamijenjuju računalni programi.

Programi poboljšavaju učinkovitost i smanjuju pogreške, ali tvrtka mora uložiti u softver i obuku, što je skupa opcija za tvrtke koje žele odmah smanjiti troškove.

Reference

1. Wikipedija, besplatna enciklopedija (2019). Reinženjering poslovnih procesa. Preuzeto sa: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Regeneriranje poslovnih procesa (BPR): definicija, koraci, primjeri. Tallyfy. Preuzeto sa: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Reinženjering poslovnih procesa (BPR). ToolsHero: preuzeto sa: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formalni modeli reinženjeringa poslovnih procesa radi dizajna i provjere valjanosti dizajna. Preuzeto sa: eil.utoronto.ca.
5. Pametni ISM (2019.). Povećavanje konkurentnosti vašeg poslovanja s preuređenjem poslovnih procesa (BPR). Preuzeto sa: smartverism.com.
6. Organizacija poduzeća (2017). Vrste preuređenja. Preuzeto sa: organizacionempresa.xyz.
7. Poslovni Jargoni (2019.). Reinženjering poslovnih procesa. Preuzeto sa: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Nedostaci i prednosti BPR-a. Bizfluent. Preuzeto sa: bizfluent.com.