POSLOVNI PROTOKOL: KARAKTERISTIKE, ČEMU SLUŽI, PRIMJERI - DUDÁS - 2025

Poslovni protokol je skup društvenih i formalne standarde usvojene od strane tvrtke za njegovu usklađenost. Njegova je funkcija postavljanje normi ponašanja i ograničenja koja određuju postupke svih članova društva.

Ovo normativno tijelo, koje se obično nalazi u priručniku ili dokumentu, općenito regulira unutarnje i vanjsko ponašanje poduzeća. To je kodeks ponašanja uspostavljen u organizacijskoj kulturi tvrtke.

Poslovnim protokolom utvrđuju se pravila koegzistencije između različitih nivoa radne snage u poduzeću i komunikacijski kriteriji koji moraju prevladavati izvan njega.

Poslovni protokoli prikupljaju pravila i korake koje treba slijediti za planiranje, razvoj i kontrolu radnji koje provodi tvrtka. Ti standardi mogu uključivati ​​pravila koja je postavila država.

Primjer poslovnog protokola je način na koji se sekretarica prijateljski odaziva na telefonski poziv. Također, s poštovanjem se odnosi prema vozaču prijevozničke tvrtke dok odvozi putnika u zračnu luku.

Značajke poslovnog protokola

Prije navođenja karakteristika poslovnog protokola, trebalo bi jasno naznačiti podrijetlo izraza da bi se bolje odredio njegov sadržaj.

Protokol dolazi od latinskog „protos“, što znači „što dolazi prije nečega“, i „kollos“ koji se odnosi na radnju prianjanja ili lijepljenja nečega.

Rječnik kraljevske akademije španjolskog jezika u jednom od njegovih značenja definira ga kao "skup pravila koja su utvrđena standardom ili običajem za ceremonije i službene ili svečane radnje".

Protokol je opis standarda ponašanja koje se moraju pridržavati u tvrtki ili ustanovi. U njemu su opisane smjernice i postupci za provođenje akcije ili određene situacije.

Poslovni protokol mora prenijeti kupcima suštinu tvrtke, stoga je to dio njegove filozofije i imidža. Postoje različite vrste protokola: poslovni, vjerski, službeni, sportski, socijalni itd.

Karakteristike dobrog poslovnog protokola su

1- Nije regulirano zakonom, već ga članovi društva strogo provode u društvu.

2- Praktična je jer regulira uobičajene situacije koje se događaju u poduzeću. Na taj se način izbjegava da se radi o banalnom dokumentu bez poštivanja rada.

3 To je dostupan svim članovima organizacije, jer uspostavlja smjernice ponašanja za svaku radnu situaciju.

4- Razumljivo je , jer mora biti napisano jasnim jezikom kako bi se svi zaposlenici tvrtke asimilirali i ispunili bez izgovora.

5- U principu je fleksibilan, jer se ustaljena pravila moraju prilagoditi svakoj situaciji u poduzeću, čak i u vrijeme krize. Ali i zato što se tijekom vremena mogu mijenjati i prilagođavati promjenama.

Čemu služi poslovni protokol?

Postavite standarde ponašanja

Postavljanje smjernica ponašanja unutar tvrtke u priručniku za protokol služi za reguliranje ponašanja njegovih članova i stvara organizacijsku kulturu.

Bez protokola, radni odnosi i komunikacija između tvrtke i klijenata bili bi u potpunom kaosu. Ne bi bilo poštovanja prema hijerarhiji, a nepostojanje kodeksa ponašanja rezultiralo bi stalnim nepoštovanjem i unutarnjim sukobima.

Hijerarhijski poredak bez poslovnog protokola nije se mogao ispuniti, mijenjajući organizacijsku strukturu poduzeća.

Vodič za društvene aktivnosti

Sa stajališta etiketa, protokol je također potreban za organizaciju i realizaciju društvenih aktivnosti koje su relevantne za tvrtku.

Protokol pomaže u konsolidaciji prestiža tvrtke među zaposlenicima i s onima koji su s njom povezani: klijentima, dioničarima, dobavljačima, vlastima itd.

Uspostavite korporativni imidž

To je dio korporativnog imidža tvrtke, jer usmjerava i kanalizira pozitivne akcije članova društva. Slika tvrtke ne ovisi samo o proizvodu ili usluzi koja sama po sebi pruža; već od ukupnosti elemenata koji se vrte oko toga.

Protokol je koristan i potreban tvrtkama jer doprinosi poboljšanju ljudskih odnosa i jača njihov imidž tvrtke. Kada se proširi na sva područja organizacije, pomaže u postizanju zdravog i skladnog radnog okruženja.

Stvorite kompanijsku kulturu

Također stvara poslovnu i radnu kulturu educirajući radnike i menadžere o potrebi integracije i suradnje s organizacijskim ciljevima. Pomaže i u vođenju odnosa predstavnika tvrtke sa suradnicima i kupcima.

Primjeri poslovnog protokola

Poslovni protokol obuhvaća procedure utvrđene u poslovnoj organizaciji za organiziranje događaja: sastanaka, posjeta, konferencija, pregovora, formalnih akata, itd.

Ali također uključuje način komuniciranja (unutarnja komunikacija) između članova organizacije i s klijentima i povezanim stranama (vanjska komunikacija). To uključuje sve od načina na koji se javljate na telefonski poziv, do načina na koji nosite uniformu ili načina na koji se oblačite.

Isto tako, uključuje / razumije stil pisanja za pismo ili e-poštu i sve potrebne elemente za jačanje korporativnog imidža tvrtke.

Primjer poslovnog protokola je primanje telefonskog poziva. U načinu odgovaranja, pozdravljanja i predstavljanja, postoji implicitna korporativna kultura. Stoga je element usko povezan s imidžom tvrtke ili marke.

Protokol u telefonskom pozivu

- Dobro jutro, gospodine

- Ja sam Judith, kako vam mogu pomoći / poslužiti?

- Preispitat ću vaš slučaj, molim vas, ne povlačite se.

- Hvala na pozivu, stojimo vam na usluzi.

- Sretan dan gospodine / gospođe

Protokol u predstavljanju, pozdravu i oproštaju

• Ustanite kad pozdravite.
• Suptilno stisnite ruke i nasmiješite se.
• Izbjegavajte efuzivne zagrljaje i poljupce.
• Gledajte osobu u oči dok govori.
• Izbjegavajte tuteo i upotrebu razgovora.
• Budite srdačni i prijateljski nastrojeni u svojim odnosima.
• Pokušajte nazvati osobu po imenu ako je znate.
• Izbjegavajte pretjerano samopouzdanje.
• Izbjegavajte pretjerano govoriti, o sebi i svom osobnom životu.

Protokol oblačenja

• Ne nosite neprimjerenu odjeću ili odjeću koja privlače previše pozornosti.
• Nosite odjeću koja pomaže nadopuniti vašu osobnost.
• Nosite odgovarajuće veličine odjeće.
• Nosite kravatu / jaknu / suknju / bluzu.
• Muškarci se moraju pravilno brijati i brinuti se za svoj fizički izgled.
• Žene se pravilno šminkaju.
• Držite ruke i nokte čistim i dobro njegovanim.
• Koristite diskretne parfeme ili losione.

Reference

1. Martínez, Julián Mesa: Priručnik za poslovni protokol: sadržaj i koraci pripreme. Preuzeto 14. veljače 2018. s blog.grupo-pya.com
2. Što je protokol i čemu služi u tvrtki? Savjetovan od gestiopolis.com
3. Zašto je protokol važan u tvrtkama? Savjetovan s gadebs.es
4. Protokol. Kraljevska španska akademija. Uobičajeni rječnik. Savjetovan sa dle.rae.es
5. Poslovni protokol. Savjetovali o ceventima.es
6. Važnost poslovnog protokola. Konzultira se iz teleup.edu.pe