KAKVA JE SHEMA ORGANIZACIJE HOTELA? (I NJEGOVE FUNKCIJE) - POSAO - 2025

Organizacijska shema Zagrebačke hotel predstavlja posao koji hotel treba provoditi svoje radne procese, misiju, viziju i vrijednosti. Svaki hotel, bio on srednji ili veliki, treba organizacijsku strukturu da bi obavljao svoje svakodnevne operacije.

Organizacijski grafikon koristi se za pomoć u podjeli zadataka, određivanju rada za svaki odjel i delegiranju ovlasti unutar i između odjela. Koristan je za ljude koji rade u organizaciji, ali i za kandidate, nove zaposlenike, investitore, suradnike i druge.

Gornja shema organizacije tipična je za hotel s 5 zvjezdica, iako hotel s 4 zvjezdice može imati isti broj odjeljenja ili više. Broj zvijezda može se smanjiti ili povećati neovisno o broju odjela.

Na primjer, hotel "NY King" mogao bi zadržati sve odjele i nadograditi sa 4 na 5 zvjezdica. Ili obrnuto; smanjite vrijednost sa 5 na 4 zvjezdice i zadržite sve odjele.

Broj apartmana varirat će ovisno o usluzi koju hotel nudi. Luksuzni hotel sa 5 zvjezdica - može imati turističke usluge za klijente, teretanu, bazen, teniske terene, SPA, diskoteku… Još jedan manji hotel neće imati ove dodatne usluge i stoga neće trebati toliko zaposlenika, smanjujući broj odjela.

Najčešća viša radna mjesta u hotelu su: menadžer, marketing menadžer, računovodstveni menadžer, menadžer osoblja, voditelj inženjeringa, voditelj nabave, voditelj sobe i voditelj restorana.

Iz tih se položaja stvaraju drugi koji su inferiorni iako nisu od manjeg značaja za ispunjavanje glavne funkcije hotela; ugostiti goste koji daju najvišu moguću kvalitetu, ovisno o broju zvjezdica svakog hotela.

Tko je zadužen za izradu organizacijskog plana hotela?

Obično je osoba odgovorna za vođenje organizacijske sheme u tvrtki direktor za ljudske resurse.

Uz organizacijsku shemu, morat ćete imati i dobro definirane poslove u "opisu posla", tako da su funkcije svakog zaposlenika dobro definirane. Ovo će biti od suštinske važnosti za zapošljavanje novih zaposlenika i za svakog zaposlenika koji će znati što učiniti.

S druge strane, postoje hoteli koji su angažirali ljudske resurse, posebno manje hotele koji nisu dio hotelskih lanaca.

Uobičajeni poslovi u hotelu i njihove funkcije

1- generalni direktor / direktor hotela

Položaj je najveće odgovornosti:

• Zadužen je za administraciju, kontrolu i razvoj hotela, potvrđuje da sva ostala odjela rade na najbolji mogući način.
• Definirajte politike poduzeća i ciljeve koje treba ispuniti.
• Provjerite ispunjava li svaki odjel postavljene ciljeve, pružajući izvrsnu kvalitetu usluge.
• Upravlja upravljanjem ljudskim resursima, marketingom, sigurnošću, kvalitetom i koordinacijom svih potrebnih aspekata za ispravan rad hotela.

2- Voditelj prodaje

Pored nadopunjavanja ostalih glavnih odjela, njegova glavna funkcija je posvetiti se prodaji i oglašavanju:

• Pronađite klijente.
• Predstaviti se tvrtki.
• Ponudite usluge.
• Bliski ugovori s klijentima.
• Razviti strategije oglašavanja.
• Promicanje hotelskih usluga.
• Pretražite potencijalne klijente.
• Izvještavajte o rezultatima prodaje računovodstvenom i financijskom odjelu.

Prodajni asistent

Glavni cilj ove pozicije je podržati rad svog nadređenog, šefa i / ili menadžera prodaje, kontrolirati, klasificirati i naručiti izvršenu prodaju, pored prikupljanja računa za provođenje urednog postupka u upravnom redu.

Odjel za sobe je onaj koji će biti odgovoran za ubiranje zahtjeva za rezervaciju i korisničku uslugu u tu svrhu, osim kontrole čekova i plaćanja za njih.

Vi bi također trebali nadgledati da su sobe čiste, usko surađujući s recepcionistima i domaćicama.

Zadatak im je utvrđivanje raspoloživosti soba, uzimanje i potvrđivanje rezervacija.

Nadzornik ili menadžer rezervacija zadužen je za usmjeravanje dobrog učinka odjela, a agenti rezervacija obavljaju funkcije rukovanja rezervacijama kroz sva različita sredstva koja stižu (mediji, grupne rezervacije, online, izleti, operatori, itd.), upravljajte novcem iz odgovarajućih depozita i jamčite za izvršene rezervacije.

Voditelj prodaje

To je jedan od najvažnijih poslova jer ste zaduženi za portfelj prodavača kojima morate reći što im je činiti.

Odgovorna je za ono što radi svaki od njegovih zaposlenika, mora znati kretanje svih računa i ako postoji neki problem s njima, mora preuzeti odgovornost za to.

Morate navesti detaljan indeks izvoda s računa, inicijativu za dobivanje važnih računa za svoju tvrtku.

Uspjeh ili neuspjeh tvrtke ovisi o njima, to je vrlo složen položaj koji zahtijeva ekstremnu razinu predanosti i odgovornosti.

3- Voditelj usluge

Zadužen je za nadzor servisnog odjela:

• Troškovi kontrole.
• Nabavite vjernu klijentelu.
• Promicajte dobre odnose između zaposlenika.
• Riješite nedoumice i nedoumice usluga svih klijenata.
• Ispunite ciljeve prodaje.
• Vodite primjerom slijedeći etičke standarde.
• Osigurajte da se nudi visoka razina kvalitete i da je poslovanje profitabilno.

Administracija i financije

Važno je to mjesto jer kontrolira administrativna pitanja, mora se s generalnim direktorom dogovoriti kako će se stvari dijeliti i obavijestiti ga o različitim fazama i događajima povezanim s njima.

Morate upravljati financijskim sredstvima, proračunima, rashodima, izdacima i ulaganjima u suradnji s direkcijama i jedinicama tvrtke.

Nadgleda upravljanje financijskim resursima, koordinira povjerenja koje regulira vlada, nadzire procese povezane s administracijom osoblja.

Poštuje i održava opskrbu i stjecanje materijalnih resursa, imovine i općih usluga korporacije.

Poslovne strategije

Kao što mu ime kaže, odgovorna je za kreiranje strategija i planova za ulazak na nova tržišta i jačanje snage tvrtke, kao i za poboljšanje iskustva i znanja svakog člana udruge ili organizacije.

Njegova se glavna funkcija fokusira na izravnu odgovornost za prodajne aktivnosti tvrtke, upravljanje marketingom, promociju i distribuciju, planiranje prodaje, organiziranje različitih distribucija.

Dodijelite ciljeve u vezi s prodajom prema proizvodima i područjima, stvorite strateške planove za poboljšanje uspjeha tvrtke, proučite kupce i lokacije koje su pogodnije za promociju.

Potiče atmosferu timskog rada promičući prodajni duh odgovornog osoblja.

Analizirajte moguće uzroke problema i pritužbi kupaca.

Pravila dizajna za određivanje cijena i uvjeta prodaje.

Kreirajte planove za povećanje napretka školovanja ljudi u vašem odjelu.

Zadužen je za primanje, filtriranje i distribuciju različitih postupaka i poboljšanja u pogledu kvalitete usluge.

Nadzornik i računovodstvo

Odjel zadužen za analizu i kontrolu financijskog i računovodstvenog poslovanja.

Također je posvećen pripremi godišnjih proračuna, prognozi prihoda, financijskih izvještaja, stvaranju izvještaja o financijskoj situaciji, sudjelovanju u revizijama od strane upravljača itd.

Kupnja

Vrlo je važan položaj za ispravan razvoj posla u tvrtki, jer su oni zaduženi za lanac opskrbe i kupnju svih potrebnih roba kako bi poslovni objekt učinkovito djelovao.

To mogu biti kupovine u svrhu korištenja tvrtke kao i za daljnju prodaju i / ili sirovine za proizvodnju vlastitih proizvoda.

Ova naknada uključuje i kupnju usluga povezanih s prijevozom ili marketingom.

Odgovorni su za uporabu informatičkih i računalnih sustava za upravljanje organizacijom.

Planiraju i usmjeravaju sve aktivnosti u vezi s informacijskom tehnologijom i tehnologijom u tvrtki u kojoj rade.

Oni određuju poslovne ciljeve za izradu planova za postizanje ranije navedenih ciljeva.

4- pomoćnik rukovodioca

On je zadužen za izvršavanje svih dužnosti upravitelja kada ovaj potonji odsutni.

Općenito, on ne donosi važne odluke bez da se prethodno savjetuje s upraviteljem, ali on ima odluku o rutinskim i uobičajenim stvarima koje mogu nastati u normalnom radu hotela.

Morate biti obučeni sa svim informacijama i znanjem potrebnim za zauzimanje tako važnog položaja, znati sve funkcije, osoblje, njihove zadatke, zamjene itd.

Pored toga, poznavanje pravnih normi je nešto što ne može nedostajati da se izbjegne nevolja u zakonu.

Morate se brzo riješiti i imati plan B za sve u slučaju da stvari ne idu kako ste očekivali.

Voditelj četvrti odjeljenja

Njegov se posao sastoji od planiranja, nadziranja i kontrole provođenja svake pojedine operativne politike koja se odnosi na njegovo područje:

• Planirajte i nadzirajte rad skupina i konvencija.
• Analizirajte mjesečne statistike.
• Uspostaviti standarde i norme za pružanje usluga na vašem području.
• Primanje žalbi koje se odnose na vaše područje.
• Koordinira s upraviteljem održavanja ispravno izvršavanje svojih zadataka.

Voditeljica prijema

Organizirajte i kontrolirajte zadatke prijemnog odjela:

• Napravite raspored osoblja koje vam je zaduženo.
• Upravljanje pritužbama.
• Po potrebi komunicira s ostalim odjelima.
• Oni se brinu za službu za korisnike i rješavaju sva pitanja ili nedoumice.
• On je glavni zadužen za kontakt s klijentom.

Domaćin

Ovaj odjel je onaj s najvećim brojem zaposlenika koji je zadužen za cijeli hotel i uglavnom je odgovoran za čišćenje cijelog objekta: kako zajedničkih prostora hotela, tako i hodnika, ureda, soba itd.

Ovaj je položaj izuzetno važan, jer čistoća je posjetnica hotela, o tome ovisi veliki dio uspjeha ili neuspjeha.

Morate proći trening, zaposlenici moraju biti ljubazni i prenijeti toplinu gostima.

Voditelj hrane i pića

Zadužen je za nadzor pripreme i ukrašavanja svakog jela i pića koja se pripremaju u kuhinji hotela, slijedeći prethodno utvrđene recepte i standarde.

Osigurajte pravilno obavljanje funkcija ostalih zaposlenika, dobro upravljanje zalihama, izbjegavajte trošiti materijal, pripremite jelovnik, nadgledajte područje slastica, alkoholnih pića, općeg inventara itd.

Morate obaviti potrebne kupnje i kontrolirati skladišta.

Kontrolirajte svo osoblje pod svojom odgovornošću.

Kapetan korisničke službe

Odgovoran voditelju za ispravan rad usluga koje nudi restoran ili kafeterija.

• Primite kupca.
• Prati ga do stola.
• Dobijte prijedloge.
• Odbacite blagovaonicu.
• Provjerite da li svi rade svoj posao.
• Provjerite zalihe.
• Pomozite konobarima ako je potrebno.

Zadužen je za kontrolu osoblja, izradu jelovnika, nadzor racionalne upotrebe sirovina i drugih dobara, kontrolu proizvodnje i kvalitete posuđa, određivanje radnog vremena ostalih radnika za koje je zadužen.

Voditelj općih usluga

Zadužen je za izradu godišnjeg programa za održavanje i sprečavanje strojeva i opreme.

Poduzmite sve potrebne mjere za održavanje i poboljšanje arhitektonskih uvjeta imovine.

Administracija osnovnih usluga, podrška područjima koja ih čine, zaštita imovine i njezinih korisnika, djeluje komisija za sigurnost i higijenu.

Voditelj održavanja

• Sve probleme morate riješiti u rekordnom vremenu kako proizvodnja ne bi bila prekinuta.
• Morate organizirati i koordinirati naloge za održavanje za svo osoblje koje vam je zaduženo.
• Koordinira isporuku i primanje materijala potrebnog za izvođenje radova održavanja.
• Provjerite redoslijed i kvalitetu obavljenog posla.
• Dozvolite uklanjanje materijala pohranjenih u skladištu.
• Ako je potrebno, mora osigurati obuku za opremu, materijale i alate koji su prisutni u objektima.

Šef osiguranja

Odgovorna je za sprečavanje opasnosti na radu.

• Analizirajte moguće rizične situacije.
• Napravite sigurnosne planove.
• Ispitajte tim.
• Nadzorni sustavi.
• Osigurava sigurnost kupaca i zaposlenika.
• Pripremite izvještaje o svemu što je učinjeno i što se dogodilo.
• Kontrola parkiranja.

Voditelj vrta

Zadužen za sve vezano za vrt i njegovo održavanje.

Administrativni menadžer

Njegova je funkcija planiranje i usmjeravanje administrativnog upravljanja tvrtkom.

• Upravljajte odnosima s dobavljačima.
• Disciplinska kontrola osoblja.
• Stvaranje proizvodnih strategija itd.

Voditeljica ljudskih resursa

Odgovoran je za sve što je vezano za kontrolu ljudskih resursa i radi u izravnom kontaktu s generalnim menadžmentom i ostalim menadžerima.

• Morate održavati povoljno radno okruženje.
• Organizirajte HR podsustave.
• Posredovanje u sukobima između zaposlenika.
• Osigurati dobrobit odnosa zaposlenika i poduzeća.

Direktor skladišta

Ona kontrolira ulaze i izlaze svih materijala, opreme, proizvoda, alata i općenito sve imovine u vlasništvu tvrtke.

Također obavlja revizije i zalihe radi ispravne i učinkovite kontrole.

Asistent u računovodstvu

Njegov rad povezan je s računovodstvenim zadacima, među nekim od njegovih mnogih funkcija možemo pronaći:

• Upravljanje zalihama.
• Usluge plaćaju.
• Povrat poreza.

Administrativni asistent

Njegove glavne funkcije su:

• Obrada korespondencije, primanje dokumenata, odgovaranje na pozive, posjete, podnošenje dokumenata, obrada datoteka, ažuriranje dnevnog reda itd.

Druga shema je: