PRIRUČNIK ZA POSTUPKE TVRTKE: ČEMU SLUŽI, PRIPREMA - DUDÁS - 2026

Priručnik postupaka tvrtke je pisani dokument koji liste korak po korak upute o tome kako završiti posao zadatak ili kako se nositi s određenim situacijama kada se pojavi na radnom mjestu. Sadrži najbolje prakse tvrtke i opise glavnih poslovnih procesa.

Ovaj priručnik sadrži i metode i standarde o načinu na koji se očekuje da će se posao obaviti. Stvaranje priručnika za postupke pomaže usmjeriti tvrtku prema rastu, pojednostavljuje obuku i olakšava njezinu sposobnost razmjene.

Ovaj priručnik može biti vezivo s tri prstena, mapa na mrežnom zajedničkom pogonu ili automatizirana inačica objavljena na mreži pomoću softvera za upravljanje postupcima. Svi bi trebali razumjeti od čega se sastoji priručnik za postupak i gdje se može pronaći kada ga netko treba.

Pisanje priručnika za postupke zahtijeva jasno razumijevanje koraka koji su uključeni u bilo koji određeni postupak. Kako posao raste, trebat će nove procedure. Priručnik za postupke također se može smatrati knjižnicom postupaka.

Ovaj priručnik sadrži uzorke postupaka koji se mogu koristiti kao predložak za nove operativne postupke. Svi zaposlenici organizacije moraju biti educirani o politikama i procedurama tvrtke; uvijek trebaju imati neposredan pristup priručniku za postupak.

Čemu služi?

Korištenjem dobro napisanog priručnika o postupcima tvrtka može učinkovitije olakšati školovanje novih zaposlenika.

Osim obuke, priručnik za postupke pruža trenutnim članovima tima resurse za učenje o manje korištenim postupcima, osiguravajući da se oni provode u ispravnoj formalnosti, istovremeno održavajući kontrolu kvalitete.

Zaposlenici moraju razumjeti što se od njih očekuje. Supervizorima je potreban priručnik za postupke za upravljanje poslovnim procesima. Dokumentiranjem standarda komunicirate ono što je važno za rast, kvalitetu i zadovoljstvo kupaca.

Kroz politike i postupke koji utječu na funkcionalno područje, radnici na prvoj liniji osnaženi su za donošenje učinkovitih odluka koje štede vrijeme.

Priručnik o učinkovitim postupcima osigurava odgovarajuće metode međuresorne komunikacije, omogućavajući osoblju da rade zajedno u rješavanju svakodnevnih poslovnih problema bez potrebe za nepotrebnim nadzornim sudjelovanjem.

Cilj priručnika za postupke trebao bi biti organiziranje različitih sadržaja koji će odražavati i obrasce i načine komunikacije tvrtke, kako bi mogla izvršiti uslugu ili proizvesti proizvod uz najmanju cijenu i u najkraćem mogućem roku.

To je dodatna korist za održavanje visokog zadovoljstva i motivacije zaposlenika.

Kako napraviti?

Prije nego što razvijete priručnik za postupke, važno je razumjeti razliku između politike, temeljnog postupka i postupka.

- Politika je skup osnovnih načela i pridruženih smjernica koje je formuliralo i primjenjivalo vodstvo organizacije kako bi usmjeravalo i ograničavalo svoje djelovanje u ostvarenju dugoročnih ciljeva.

- Osnovni postupak je slijed međusobno povezanih i povezanih postupaka koji u svakoj fazi troše jedan ili više resursa (vrijeme zaposlenika, energija, strojevi, novac) za pretvaranje ulaza u proizvode. Ovi rezultati služe kao ulaz u sljedeću fazu dok se ne postigne poznati cilj ili krajnji rezultat.

- Postupak je niz aktivnosti ili fiksni tijek akcije, definiran koracima (koji sadrže jasno definirane početne i završne točke) koji se moraju provesti istim redoslijedom kako bi se uspješno ispunio zadatak.

Definirajte temeljne procese

Svi središnji procesi koje tvrtka ima moraju se uzeti u obzir. Započinjete definiranjem koji će procesi biti opisani i preslikani u priručniku s postupcima, stvarajući sažetak svih postupaka koje želite uključiti.

Iako nije naveden svaki postupak, važno je uspostaviti one najvažnije i najvažnije. Na primjer, restoran može definirati temeljne procese načina pripremanja određenog jela, ali jednako je važan i postupak čišćenja restorana.

Treba stvoriti popis osnovnih procesa koji se moraju pokriti kako bi se svaki mogao nakon mapiranja integrirati u priručnik za postupke. Okvir će služiti kao vodič koji osigurava da ništa od zadataka nije preostalo kad priručnik počne pisati.

Napišite uvod

Uključite kratki opis onoga što je uključeno u priručnik, a koji ide izravno osobama koje će koristiti priručnik, što čitatelji mogu očekivati ​​pri korištenju priručnika, i najbolji način upotrebe priručnika (tj. 'Pročitajte naslovnicu da pokriva kraj "ili" koristiti kao referencu za pronalaženje postupaka prema potrebi ").

Uspostavite dijagram toka svakog procesa

Svaki je postupak definiran koracima ili zadacima koji su potrebni da biste ga dovršili. Propuštanje koraka može značiti gubitak ili odgađanje narudžbe ili neispravan krajnji proizvod. Uspostavljanje dijagrama toka definira tijek rada.

Da biste dovršili priručnik, morate započeti s jednim postupkom: započnite s prvim procesom u obrisu. Opisani su koraci potrebni za dovršetak postupka, zatim se vraćate nazad i zapisujete detalje za svaki korak.

Svaki korak treba biti jasan i koncizan. Svaki bi korak trebao pružiti dovoljno detalja da svatko može slijediti upute.

Na primjer, pretpostavimo da stvarate postupak prodajnog postupka zahtjevom na Internetu. Prvo, izrađuje se dijagram toka o tome kako je moguće kontaktirati potencijalnog kupca nakon što je zatražio informacije: telefonskim pozivom, e-poštom ili SMS-om.

Ako se početnik ne može kontaktirati u početku, izračunava se koliko puta prodajni tim prati s određenim skriptama za svaki kontakt.

Prilikom kontaktiranja s kupcem dodjeljuje se drugačija skripta, kao i niz praćenja, ovisno o tome je li kupac kupio proizvod ili je odlučio pričekati.

Dajte postupak nekom drugom da pročita

Važno je imati suradnika ili nekoga koga znate pročitati i slijediti upute kako su napisane. Ova osoba može pružiti vrijedne povratne informacije ako postoje koraci koje niste uspjeli dovršiti ili ih niste razumjeli.

Postupak je otklonjen na temelju komentara. Možda ćete trebati napisati, urediti ili dodati nešto uputama.

Stvorite popise i obrasce

U bilo kojem procesu za članove tima lakše je pratiti obrazac ili kontrolni popis. Zato se mora izraditi detaljan predložak, temeljen na mapiranom procesu.

Ako trebate prikupiti određene podatke kada kupac uđe, morate osigurati da predložak sadrži sve potrebne podatke, predstavljene na sažet način.

Ne treba pretpostaviti da se članovi tima sjećaju svega što postupak navodi, pogotovo kada klijent sjedi ispred njih. Popisi i obrasci trebaju biti integrirani kao dodatak dijagramu tijeka i koracima procesa.

Integrirajte ga u priručnik za postupke

Nakon što je dijagram tijeka dodijeljen svakom procesu i svi predložaci pratećih dokumenata su stvoreni, oni se integriraju u cjeloviti priručnik za postupke. Priručnik je organiziran na odjel.

Na primjer, u priručniku za postupke mogu se nalaziti odjeljci "Prodaja", "Operacije" i "Distribucija". Svaki je odjeljak podijeljen na temeljne procese tog odjela, općenito redoslijedom kojim se svaki temeljni postupak provodi u cjelokupnoj isporuci proizvoda.

U odjeljku "Distribucija" moglo bi se izvršiti nekoliko glavnih procesa, poput "Nabavite narudžbu", "Paket za dostavu", "Dostava" i "Praćenje".

Priručnik za postupak organiziran je sa sadržajem, a svaki je postupak jasno naveden podebljanim naslovom.

Naslovna stranica sadrži ime priručnika, tablicu sadržaja, uvod i postupke po redoslijedu sadržaja.

Čak bi se mogli postaviti kartice kako bi članovi tima lako pregledali priručnik kako bi im pomogli da pronađu odgovarajuće postupke u svojim odjelima.

Konačno, kopije se izrađuju i distribuiraju. Potaknite kontinuirane povratne informacije i po potrebi ažurirajte priručnik. Priručnik bi trebao biti dostupan na određenom području svakog funkcionalnog mjesta, koristeći politike i postupke.

Primjeri

-Ročno kuhati hamburgere na specifičan način.

-Priručnik o tome kako postupiti u slučaju požara, zemljotresa ili prirodne katastrofe.

-Priručnik za rješavanje pritužbi kupaca ili agresivnog kupca.

- Ručno obavljanje postupka odabira osoblja.

- Ručno znati kako raditi u restoranu.

Reference

1. Kimberlee Leonard (2017). Kako mogu napisati standardni priručnik za operativne postupke? Mala poduzeća - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Što je priručnik za politike i postupke? Bizmanualz. Preuzeto sa: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definicija priručnika za postupke. Preuzeto sa: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Koja je svrha priručnika za postupak? Bizmanualz. Preuzeto sa: bizmanualz.com.
5. Predložak laboratorija (2018). Predlošci najboljeg standardnog operativnog postupka (SOP). Preuzeto sa: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-koračni vodič za izradu STANDARDNOG PRIRUČNIKA ZA POSTUPAK. Lern. Preuzeto sa: blog.lern.org.