- 7 glavnih funkcija tajnice
- 1- Upravljanje agendom
- 2- Pažnja javnosti
- 3- Upravljanje dokumentima
- 4- Upravljanje osjetljivim podacima (unutarnjim i vanjskim)
- 5- Ured ureda
- 6- Priprema prezentacija
- 7- Administrativni nadzor
- Virtualna tajnica
- Reference
Glavne funkcije tajnika uključuju upravljanje dnevnim redom, služenje javnosti i rukovanje povjerljivim informacijama. To je osoba odgovorna za obavljanje poslova administrativne pomoći u uredu.
Taj položaj može držati muškarac ili žena, mada je najčešći da je žena ta koja ga upražnjava.
Obično su zaduženi za povjerljive poslove ljudi s određenom hijerarhijom unutar tvrtke, poput direktora, rukovoditelja, predsjednika, između ostalih. To ih čini desnom rukom izvršne vlasti za koju rade.
Ako je tvrtka mala, glavni obim tajnika povezan je s osnovnim uredskim zadacima.
Neke zemlje svijeta posvećuju mu poseban dan tijekom godine kako bi zahvalio i proslavio njegov rad. Primjerice, u Kolumbiji, Peruu i Meksiku dan tajnika je 26. travnja, dok je u Venezueli 30. rujna.
7 glavnih funkcija tajnice
Posao tajnice je pružiti potporu i suradnju svom šefu kako bi mogao u potpunosti ispuniti svoju ulogu u organizaciji, bez odgađanja ili ometanja.
Iako priroda tvrtke utječe na vrstu posla koji je potreban za tajnicu, moglo bi se reći da su njezine glavne funkcije:
1- Upravljanje agendom
Odgovornost je tajnika da ažurira dnevni red osobe za koju radi. Tamo biste trebali odražavati sve svoje radne obveze, a ponekad i osobne.
Također morate voditi evidenciju o svim ljudima i institucijama s kojima mora biti povezan vaš poslodavac.
Dnevni red tajnika često služi kao operativni dnevnik izvršne vlasti za koju radi.
2- Pažnja javnosti
Pažnja javnosti jedna je od najvažnijih zadaća koja tajnica mora obaviti. Morate odgovoriti na pozive i zabilježiti razlog za njih, kao i sve podatke koji omogućuju vašem poslodavcu da učinkovito nadgleda stvari.
On je i osoba koja u uredu prima posjetitelje. Zbog toga je važno da tajnik održava imidž u skladu s korporativnom slikom na radnom mjestu.
Njegova uloga nije samo da pozdravi i učini posjetitelje prijateljskim, već i da da prve upute i smjernice o organizacijskoj kulturi i internim procesima tvrtke.
3- Upravljanje dokumentima
Pored toga što je osoba koja prima i rukuje dopisivanje od svog šefa, tajnica piše, čita, odgovara i podnosi većinu pisama, obavijesti, dopisa i e-pošte svog poslodavca.
U tu svrhu trebali biste koristiti određene softverske aplikacije koje vam omogućuju pripremu takvih dokumenata s većom okretnošću i brzinom.
Specifičnost ovih kompetencija ovisit će o vrsti posla koji se traži u području u kojem radite.
Tajnica upravlja bazom podataka o kontaktima svog šefa i dopisuje pismenu prepisku, kao i zapisnike o sastancima i druge dokumente od interesa u uredu.
Tajnik je taj koji obično bilježi pitanja o kojima se razgovaralo na važnim sastancima.
4- Upravljanje osjetljivim podacima (unutarnjim i vanjskim)
Među funkcijama koje odlikuju dobrog tajnika je adekvatno i učinkovito rukovanje svim izuzetno važnim informacijama za rad tvrtke ili institucije u kojoj radi.
Na primjer, morate imati kontrolu nad pravnim dokumentima koji mogu biti potrebni vladinim tijelima u bilo kojem trenutku.
Također možete imati pristup informacijama iz okruženja ili od bilo kojeg od aktera povezanih s tvrtkom. Tim informacijama se mora upravljati na diskretan, učinkovit i pravovremen način.
5- Ured ureda
Tajnik mora upravljati i održavati uredsku opremu i namještaj: telefone, fotokopir uređaje, pisače, projektore, namještaj, ormariće.
On je taj koji kontrolira popis zaliha i uredske opreme. Također čuva fizičke i elektroničke datotečne sustave kako bi informacije bile lako dostupne prema potrebi.
Tajnik mora imati čist i organiziran radni prostor, jer je to obično jedna od prvih stvari koju ljudi izvan tvrtke vide prilikom ulaska u njene pogone.
6- Priprema prezentacija
Izvršni direktor obično mora izvješća predstaviti u obliku prezentacija koje sažimaju i rangiraju informacije. Za ovaj zadatak obično moli pomoć svog sekretara.
Osoba koja je u tajništvu mora osigurati da podaci koji se tamo pojavljuju ispravno odražavaju podatke koje njegov šef želi podijeliti.
Također morate biti oprezni da je riječ o prezentaciji bez pravopisnih pogrešaka i da je u skladu s grafičkim identitetom tvrtke.
7- Administrativni nadzor
Odgovornost je i tajnice da bude svjesna da se slijede politike i postupci koji su potrebni za brigu o imovini tvrtke ili institucije u kojoj radi.
Prema hijerarhijskoj razini njezina šefa, tajnica može potvrditi točnost podataka koji odražavaju detalje proračunskog poslovanja.
Tajnica se mora pobrinuti za kontrolu upravljanja i ispravno upravljanje resursima unutar ureda.
Virtualna tajnica
S porastom mrežnih poslova pojavljuje se lik mrežnih tajnika ili virtualnih pomoćnika.
Ti sekretari obavljaju većinu gore opisanih zadataka ali i na daljinu. U tim slučajevima tajnici naplaćuju svoje usluge satom ili po projektu.
Reference
- Kultura novca (2015). 4 glavne funkcije tajnika. Oporavak od: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / ž). Popis dužnosti tajnika. Oporavak od: work.chron.com
- Pymex (2016). Funkcije i odgovornosti upravnog tajnika. Oporavak od: pymex.pe
- Sada volontiranje (s / ž). Kakva je uloga tajnice? Oporavilo sa: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / ž). Koje su funkcije tajnika kao pomoćnika menadžera? Oporavak od: pyme.lavoztx.com