- 7 glavnih funkcija administrativnog pomoćnika
- 1- Upravljanje dokumentima
- 2- Planiranje događaja
- 3- Osobna pažnja korisnika i posjetitelja
- 4- Telefonska i virtualna pažnja
- 5- Administracija programa
- 6- Računovodstvo
- 7- Tehnološki menadžment
- Reference
Na funkcije administrativni pomoćnik su zadaci pomoći i pratnja na normalnim aktivnostima koje tvrtka razvija. Stoga su nužni za učinkovito djelovanje istih.
Te su aktivnosti obično promjenjive prema poslovnom području tvrtke u kojoj rade. Na primjer, u specijaliziranim uredima kao što su advokatske tvrtke, pomoćnici često imaju određenu obuku za obavljanje određenih aktivnosti.
Međutim, postoje funkcije zajedničke za sva područja koja se obično vrte oko distribucije i upravljanja informacijama unutar ureda. To uključuje upravljanje dokumentima, arhivima i organiziranje događaja.
Ali ove aktivnosti mogu postati mnogo opsežnije. U nekim se slučajevima administrativni pomoćnici moraju pobrinuti i za obradu računovodstvenih podataka, pa čak i zajamčiti rad tehnoloških resursa tvrtke.
7 glavnih funkcija administrativnog pomoćnika
1- Upravljanje dokumentima
Jedna od glavnih funkcija administrativnog pomoćnika je pomaganje članovima ureda u upravljanju dokumentima i datotekama.
Obično se ovaj zadatak odnosi na pohranu, organizaciju i upravljanje datotekama.
Međutim, u određenim prilikama možda će biti potrebno i pisanje, uređivanje i pregled dokumenata.
U nekim tvrtkama čak se traži da diktiraju pisma ili bilješke i bilježe zapisnike sa sastanaka.
U nekim slučajevima, na primjer, kada je riječ o odvjetničkom uredu, potrebna je specijalizirana obuka da bi mogla obavljati ove funkcije: administrativni pomoćnik trebat će razumjeti terminologiju i pravne postupke.
S druge strane, administrativni asistenti koji rade u medicinskom području trebaju različite vještine. Moraju imati potrebnu obuku o postupanju s pacijentima i čitanju medicinskih izvještaja.
2- Planiranje događaja
Za planiranje uredskih događaja često su odgovorni i administrativni pomoćnici. Veličina ove odgovornosti može se mijenjati ovisno o veličini tvrtke.
Događaj može biti jednostavno sastanak ili poslovni ručak, ali može biti i veća konferencija ili korporativni party.
U oba slučaja, polaznik mora upravljati svim kriterijima vezanim za događaj.
To uključuje kontaktiranje dobavljača, rezervaciju, izbor menija i uređenja. Ali to uključuje i kontaktiranje, pozivanje i potvrđivanje sudionika, predavača i predavača ako je to neophodno.
3- Osobna pažnja korisnika i posjetitelja
Služba za korisnike obično je jedan od najčešćih zadataka administrativnih pomoćnika. Publika kojoj je pozornost usmjerena uvijek ovisi o veličini tvrtke i njenoj poslovnoj orijentaciji.
Za mala poduzeća koja izravno opslužuju javnost, administrativni asistent može biti potreban da zadovolji kupce.
Kad se to dogodi, njihov je rad usmjeren na vođenje i služenje tijekom prolaska kroz objekte tvrtke.
U većim tvrtkama administrativni pomoćnik će morati prisustvovati posjetiteljima druge naravi, poput partnera ili velikih dobavljača.
U ovom će slučaju njihova misija biti vodstvo kod ispunjavanja njihove agende i sastanaka s upravom ili drugim područjima tvrtke.
4- Telefonska i virtualna pažnja
Kategorija usluge za korisnike uključuje telefonsku i virtualnu pomoć. U slučaju telefonske pomoći uključuje se orijentacija klijenata i partnera, kao i organizacija i administracija programa.
Kada je u pitanju virtualna pažnja, zadaci će ovisiti o kanalima koje tvrtka pruža za korisničku uslugu ili upravljanje informacijama.
U nekim slučajevima to uključuje rukovanje e-poštom, odgovaranje na, prosljeđivanje ili arhiviranje poruka po potrebi.
U drugim slučajevima, kada su virtualni kanali komunikacije raznovrsniji, mogu se uključiti i drugi zadaci, poput služenja javnosti putem chat sustava ili čak odgovaranja na pitanja putem društvenih mreža tvrtke.
U velikim je tvrtkama uobičajeno da postoji osoblje koje je posebno usredotočeno na prisustvo ovim komunikacijskim kanalima. Kad su tvrtke male, ovaj zadatak se često prepušta administrativnim pomoćnicima.
5- Administracija programa
Upravljanje dnevnim redom često je jedan od najvažnijih zadataka za administrativne pomoćnike.
Ova odgovornost uključuje primanje zahtjeva za sastanke i sastanke telefonom, osobno ili putem interneta, i njihovo organiziranje u skladu s definiranim kriterijima.
To također uključuje zakazivanje sastanaka unutar i izvan tvrtke, radne ručkove i poslovna putovanja.
U potonjem je slučaju odgovornost pomoćnika i da rezervira letove, hotele, restorane ili sastanke za sastanke.
6- Računovodstvo
Administrativni pomoćnici su ponekad odgovorni za nadgledanje i evidentiranje troškova koji se događaju unutar tvrtke. Te dužnosti mogu biti jednostavne, poput bilježenja određenih troškova na proračunskoj tablici.
U nekim slučajevima od asistenta se traži osposobljavanje za izradu složenijih zadataka. Na primjer, vaše odgovornosti mogu uključivati izvještavanje uprave o računovodstvu.
Obično to ovisi o veličini tvrtke. Velika tvrtka obično ima više specijaliziranih uloga; u njima računovodstvenim podacima upravlja osoba angažirana u tu svrhu.
Međutim, jedna od temeljnih vještina svakog administrativnog pomoćnika je ovladavanje uredskim računovodstvenim softverom, kao što je Microsoft Excel.
7- Tehnološki menadžment
Upravljanje tehnološkim resursima također je dio funkcija administrativnih pomoćnika. U tom smislu, vaša je odgovornost osigurati da svi alati potrebni za rad tvrtke rade dobro.
To uključuje izradu sigurnosnih kopija podataka sadržanih u računalnoj opremi i ažuriranje antivirusa, među ostalim zadacima.
S druge strane, uključuje upravljanje opremom kao što su projektori i prijenosna računala.
Ona tako imer podrazumijeva reviziju i odrţavanje opreme potrebne za normalan razvoj aktivnosti za koje je odgovorna.
To ne znači da administrativni pomoćnik mora imati tehničko znanje. Njezin se rad sastoji posebno u zapošljavanju tehničkog osoblja za periodično održavanje opreme kako bi se izbjegle nedostatke.
Reference
- Bucky, J. (2017). Dužnosti poslova izvršnih tajnika i administrativnih pomoćnika. Oporavilo od: thebalance.com
- Karijera graditelj. (2016). Raditi kao administrativni asistent - izvrstan izbor za opće radnike. Oporavilo od: karijebuilder.com
- Pffefer, J. (2016). Što radi medicinski administrativni asistent? Oporavak od: rasmussen.edu
- Study.com. (SF). Dužnosti administrativnog pomoćnika. Oporavilo od: study.com