UNUTARNJA RAČUNOVODSTVENA KONTROLA: ELEMENTI, CILJEVI I PRIMJER - DUDÁS - 2025

Interne računovodstvene kontrole pokriva metodski strane tvrtke kako bi se osiguralo integritet financijskih i računovodstvenih podataka, u skladu s operativnim ciljevima i profitabilnost i politike upravljanja prenose u cijeloj organizaciji. Oni se preklapaju s uobičajenim operativnim postupcima tvrtke.

Ovo preklapanje namijenjeno je zaštiti imovine, minimiziranju pogrešaka i osiguravanju da se operacije izvode na odobreni način. Ne postoje identični sustavi interne kontrole, ali mnoge filozofije kontrole u vezi s financijskim integritetom i računovodstvenim praksama postale su standardna praksa upravljanja.

Unutarnja kontrola dolazi po cijeni, što znači da kontrolne aktivnosti često usporavaju prirodni tijek procesa tvrtke, što može umanjiti njegovu ukupnu učinkovitost. Ključni koncept je da čak i najopsežniji sustav unutarnje kontrole neće u potpunosti ukloniti rizik od prevare ili pogreške.

Uvijek će biti nekih incidenata, obično zbog nepredviđenih okolnosti ili pretjerano odlučnog napora nekoga tko želi počiniti prijevaru.

Elementi interne računovodstvene kontrole

Odvajanje zadatka

Podjela dužnosti uključuje podjelu odgovornosti za računovodstvo, depozite, izvještavanje i reviziju. Dodatne dužnosti su odvojene, manja je vjerojatnost da će jedan zaposleni počiniti prijevara.

Za male tvrtke sa samo nekoliko računovodstvenih zaposlenika, dijeljenje odgovornosti između dvije ili više osoba ili zahtijevanje da kritički zadaci pregledaju suradnici mogu poslužiti u istu svrhu.

Kontrole pristupa

Kontroliranje pristupa različitim dijelovima računovodstvenog sustava putem lozinki, zaključavanja i elektroničkih zapisa pristupa neovlaštenim korisnicima može biti izvan sustava, istovremeno pružajući način revizije korištenja sustava radi prepoznavanja izvora grešaka ili odstupanja.

Fizičke revizije

Fizička revizija uključuje ručno brojanje gotovine i bilo koje fizičke imovine zabilježene u računovodstvenom sustavu; na primjer, zalihe, materijali i alati.

Fizički broj može otkriti dobro skrivene razlike u stanju na računu, koje su u elektronskim zapisima zanemarene.

Prebrojavanje novca na prodajnim mjestima može se obavljati dnevno ili čak nekoliko puta dnevno. Veći projekti, poput ručnog brojanja zaliha, trebaju se raditi rjeđe, možda tromjesečno.

Standardizirana dokumentacija

Standardiziranje dokumenata koji se koriste za financijske transakcije - kao što su fakture, interni zahtjevi za materijal, zalihe zaliha i izvješća o putnim troškovima - može pomoći u održavanju dosljednosti vođenja evidencije tijekom vremena.

Korištenje standardnih formata dokumenata može olakšati pregled zapisa iz prošlosti kada tražite izvor bilo kakvih odstupanja u sustavu. Nedostatak standardizacije može uzrokovati da se predmeti previde ili pogrešno tumače u takvoj recenziji.

Probne ravnoteže

Upotreba knjižnog knjigovodstva s dvostrukim unosom dodaje pouzdanost osiguravajući da su knjige uvijek uravnotežene. Uprkos tome, moguće je pogreške u bilo kojem trenutku izbaciti sustav iz ravnoteže.

Izračunavanje dnevnih ili tjednih probnih bilanci može pružiti periodične informacije o zdravlju sustava. To omogućava otkrivanje i odstupanja u najkraćem mogućem roku.

Periodična pomirenja

Usklađivanje računovodstva može osigurati da stanja u računovodstvenom sustavu odgovaraju stanju na računima drugih subjekata, poput banaka, dobavljača i klijenata kredita.

Na primjer, usklađivanje banaka uključuje usporedbu stanja novca i evidencije depozita i primitaka između računovodstvenog sustava i bankovnih izvoda.

Razlike između tih vrsta dopunskih računa mogu otkriti pogreške ili odstupanja u samim računima. Oni također mogu pokazati da pogreške mogu potjecati s drugim entitetima.

Tijelo za odobrenje

Zahtijevajući da određeni menadžeri autoriziraju određene vrste transakcija mogu dodati sloj odgovornosti računovodstvenim evidencijama. To pokazuje da su transakcije pregledale, analizirale i odobrile odgovarajuće vlasti.

Zahtijevajući odobrenje za velike troškove i isplate sprječava beskrupulozne zaposlenike u obavljanju velikih lažnih transakcija financijskim sredstvima tvrtke.

ciljevi

Zaštitite imovinu tvrtke

Dobro dizajnirane interne kontrole štite imovinu od gubitka. Gubitak bi mogao biti slučajni gubitak, koji dolazi zbog iskrenih pogrešaka koje su napravili ljudi. To bi mogao biti i namjerni gubitak, nastao kao rezultat namjernih prijevara.

Zajamčite pouzdanost i cjelovitost financijskih podataka

Unutarnje kontrole osiguravaju da uprava ima točne, pravovremene i potpune informacije - uključujući računovodstvene zapise - za planiranje, kontrolu i izvještavanje o poslovanju.

Osiguravanje poštivanja zakona

Unutarnje kontrole pomažu osigurati da se tvrtka pridržava mnogih nacionalnih, državnih i lokalnih zakona i propisa koji utječu na poslovanje.

Promicati učinkovite i učinkovite operacije

Unutarnje kontrole pružaju okruženje u kojem menadžeri i osoblje mogu maksimizirati učinkovitost i djelotvornost poslovanja.

Usklađenost s ciljevima

Sustav unutarnjih kontrola osigurava mehanizam za upravljanje radi praćenja postizanja operativnih ciljeva.

Primjer

Likvidna imovina uvijek treba veću zaštitu od nelikvidne imovine, jer ih je lakše ukrasti; na primjer, uzimanje gotovine.

Novac je najlikvidnija imovina i lako ga može ukrasti bilo koji zaposlenik koji se njime rukuje. Za zaštitu novčanih sredstava tvrtke provode se posebne interne kontrole.

Unutarnja kontrola odvajanja dužnosti često se koristi gotovinom. Ova kontrola zahtijeva da osoba koja prima novac od kupca i osoba koja evidentira primitak gotovine u računovodstvenom sustavu nikada nisu isti zaposlenici.

U stvari, neki sustavi interne kontrole idu jedan korak dalje i zahtijevaju da jedan zaposlenik prikupi gotovinu, drugi da ga položi u banku, a drugi da ga evidentira u računovodstvenom sustavu.

Segmentiranjem obveza svakog zaposlenika niti jedna osoba ne može prikupiti gotovinu, položiti je i upisati prodaju u računovodstvo. Na taj se način sprečava prijevara, jer osoba ne može uložiti dio prikupljenog novca i zabilježiti manji iznos primitka novca u računovodstveni sustav.

Reference

1. Steven Bragg (2018). Unutarnja kontrola. Računovodstveni alati Preuzeto sa: računovodstvools.com.
2. Investopedija (2018). Unutarnje kontrole. Preuzeto sa: investstopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Unutarnje kontrole u računovodstvu: definicija, vrste i primjeri. Studija. Preuzeto sa: study.com.
4. University of Washington (2018). Unutarnje kontrole. Preuzeto iz: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Kojih je sedam postupaka unutarnje kontrole u računovodstvu? Mala poduzeća - Chron. Preuzeto sa: smallbusiness.chron.com.
6. Moj tečaj računovodstva (2018). Što su unutarnje kontrole? Preuzeto sa: myaccountingcourse.com.