ADMINISTRATIVNA KONTROLA: SUSTAVI UPRAVLJANJA, CILJEVI, PRIMJERI - DUDÁS - 2025

Administrativna kontrola se definira kao proces kojim menadžeri utječu na druge članove organizacije za provedbu strategije. Izvodi se na temelju podataka koje dobivaju menadžeri.

Bavi se koordinacijom, raspodjelom resursa, motivacijom i mjerenjem radne sposobnosti. Praksa upravljanja i dizajniranje upravljačkih sustava temelji se na brojnim akademskim disciplinama.

Izvor: pixabay.com

Administrativna kontrola uključuje opsežno mjerenje. Stoga je povezan i zahtijeva doprinos iz računovodstva, posebno upravljačkog računovodstva. Drugo, uključuje odluke o raspodjeli resursa. Stoga je povezan i zahtijeva doprinos iz ekonomije, posebno iz menadžerske ekonomije.

Treće, uključuje komunikaciju i radnu motivaciju. To znači da je povezana i zahtijeva doprinos iz socijalne psihologije, posebno iz organizacijskog ponašanja.

Loša kontrola unutar tvrtke predstavlja značajne prijetnje, poput neučinkovite upotrebe resursa, pogrešaka u obradi, smanjene profitabilnosti, nedostatka usklađenosti s propisima i krađe ili neovlaštene imovine zaposlenika.

Planiranje i kontrola

Između planiranja i kontrole postoji uska veza. Planiranje je proces kojim se postavljaju ciljevi organizacije i metode za postizanje ciljeva. Kontrola je proces koji mjeri i usmjerava stvarne performanse prema planiranim ciljevima organizacije.

Nakon što su utvrđene strategije i napravljeni planovi, glavna zadaća menadžmenta je poduzeti korake kako bi se osiguralo njihovo provođenje ili, ako uvjeti zahtijevaju, da se planovi izmijene.

Administrativna kontrola jedna je od upravljačkih funkcija, kao što je planiranje, organizacija, nadzor i usmjeravanje.

To je važna funkcija, jer pomaže u provjeri pogrešaka i poduzimanju korektivnih mjera kako bi se smanjilo odstupanje od standarda i postigli navedeni ciljevi organizacije na željeni način.

Administrativna kontrola može se definirati kao sistemska funkcija koja prilagođava operacije prema potrebi za postizanje plana ili zadržavanje varijacija u ciljevima sustava unutar dopuštenih granica.

Sustavi administrativnog nadzora

Oni su sustavi koji prikupljaju i koriste informacije za ocjenu uspješnosti različitih poslovnih resursa, kao što su ljudski, fizički, financijski i organizacija u cjelini, kao rezultat provedenih strategija upravljanja.

Stoga su skup formalnih postupaka potrebnih za administrativnu i ekonomsku učinkovitost. Menadžeri ga koriste za održavanje ili promjenu standarda u aktivnostima organizacije.

Budući da je sastavni dio cjelokupnog sustava kontrole poduzeća, njegov je cilj jamčiti potpunu i pravovremenu provedbu planova i politika menadžmenta.

Uključuju sve, od načina na koji su raspoređene zalihe do načina na koji se planira upotreba imovine, dodjeljivanje poslova ili upravljanje zalihama.

Sustav kontrole upravljanja način je na koji menadžeri mogu dokumentirati svoje organizacijske strategije ili politike. Isto tako, to je način ocjene uspješnosti unutarnjih korporativnih procesa, uspoređujući ih s deklariranim ciljevima i politikama.

Poslovni alat

Sustav kontrole upravljanja poslovni je alat koji može naznačiti uspješnost organizacije u skladu s njezinim ciljevima.

Međutim, administrativna kontrola samo je jedan od alata koji menadžeri koriste za provođenje željenih strategija.

Strategije se provode ne samo kroz administrativnu kontrolu, već i s organizacijskom strukturom, upravljanjem ljudskim resursima i organizacijskom kulturom.

komponente

Sustav administrativne kontrole alat je koji pomaže upravljanju usmjeriti organizaciju prema njenim strateškim ciljevima i njenoj konkurentskoj prednosti. Podrazumijeva se da imaju tri komponente:

- Uspostavljanje standarda.

- Mjerenje stvarnih performansi u odnosu na ove standarde.

- Poduzimanje korektivnih mjera protiv odstupanja od pravila i planova.

teškoće

Postoje dvije uobičajene poteškoće koje okružuju sustave administrativne kontrole u tvrtkama.

- Biti u stanju prepoznati područja u kojima je potrebna veća kontrola.

- biti u stanju prepoznati kada su postojeće kontrole neučinkovite ili neispravne.

ciljevi

Ciljevi administrativne kontrole odnose se na pouzdanost financijskih informacija, pravovremenu povratnu informaciju o postizanju operativnih ili strateških ciljeva i poštivanje zakona i propisa.

Otkrivanje pogreške

Nepravilnost u upravljanju tvrtkom može ugroziti postizanje općih ciljeva tvrtke, prouzrokujući da izgubi poziciju u konkurenciji i dok se ne ugrozi vlastiti opstanak.

Stoga, važno je brzo otkriti abnormalnosti. Na isti se način mogu prepoznati različiti sklopovi i područja koja, iako nisu pogođena anomalijama ili ozbiljnim kvarovima, mogu se optimizirati za opću dobrobit tvrtke.

Pokažite da sve radi ispravno

Administrativna kontrola potvrđuje da sve dobro funkcionira i da su i predloženi ciljevi i razine utvrđene na administrativnoj razini u pogledu profita, prodaje, sigurnosti itd. Ispunjeni bez značajnih izmjena.

Na taj način tvrtka postaje sigurnija, njeni standardi i operativni procesi donošenja odluka su čvršći.

Postupajte po potrebi

Otkrivanje situacije nije vrlo korisno ako se ne poduzmu posebne radnje za preusmjeravanje negativnih okolnosti, zahvaljujući detaljnim i konkretnim informacijama koje pruža administrativni nadzor.

Komunicirajte i motivirajte radnike

Precizno poznavanje stanja tvrtke, uključujući njezine pogreške, probleme i pravilno rukovanje aspektima, promiče bolju komunikaciju s radnicima, motivirajući ih da jamče da su potrebni aspekti poboljšani ili da se slijedi ispravna linija.

Provesti preventivne mjere

Preuranjena dijagnoza specifičnih problema koje otkriju administrativni nadzor čini popravne radnje nepotrebnima, jer ih zamjenjuju samo preventivnim aktivnostima.

Prednost

Najveća prednost menadžerske kontrole jest ta što stvara ciklus usmjerenja i kontrole za poslovno vodstvo. Donošenje odluka je pojednostavljeno s obzirom da je uključeno manje pojedinaca.

Pomaže menadžerima da mjere stvarne performanse i kao smjernica za postizanje ciljeva.

Pomaže u decentralizaciji

Suvremeni trend u poslovnim organizacijama je prema decentralizaciji, koja zahtijeva sustav kontrole.

U decentralizaciji se tijelo za donošenje odluka raspršuje po cijeloj organizaciji.

Uprava mora držati kontrolu u svojim rukama kako bi utvrdila koristi li se autoritet ispravno. Bez odgovarajuće administrativne kontrole decentralizacija ne može biti uspješna.

Pomaže u koordinaciji

Veličina modernih tvrtki se povećava. U njima je zaposlena velika količina kapitala i velik broj ljudi.

To stvara problem pravilne kontrole, jer postoji mnogo odjela koji proizvode i distribuiraju različite proizvode. Za koordinaciju njihovih aktivnosti potreban je sustav kontrole.

Pojednostavite nadzor

Pojednostavite nadzor ukazivanjem na značajna odstupanja. Drži zaposlenike pod nadzorom.

Dobar sustav kontrole vrlo brzo prepoznaje slabe točke. To pomaže proširiti opseg kontrole na svim razinama.

Povećajte motivaciju

Tehnike kontrole stvaraju atmosferu reda i discipline u organizaciji pronalaskom odstupanja i identificiranjem čimbenika koji su za njih odgovorni.

To povećava motivaciju zaposlenika jer znaju posao za koji su odgovorni.

Nedostaci

Nedostatak administrativne kontrole je taj što može obeshrabriti kreativnost i inovativnost, čineći tvrtku standardiziranijom i manje fleksibilnom.

Organizacije s strogom administrativnom kontrolom često su manje sposobne prilagoditi se promjenama na tržištu, svojoj industriji ili pravnom okruženju, ograničavajući opseg mogućih ideja i planova

Poteškoće u uspostavljanju kvantitativnih standarda

Administrativna kontrola gubi svoju učinkovitost kad se standard uspješnosti ne može definirati u kvantitativnom smislu.

Vrlo je teško uspostaviti kvantitativni standard za ljudsko ponašanje, razinu učinkovitosti, zadovoljstvo poslom, motivaciju zaposlenika itd. U takvim je slučajevima presuda na volji upravitelja.

Nema kontrole nad vanjskim čimbenicima

Poduzeće ne može kontrolirati vanjske čimbenike kao što su vladina politika, tehnološke promjene, promjena mode, promjena tržišne politike itd.

Otpor zaposlenih

Grassroots zaposlenici mogu se osjećati podcijenjeni i nezadovoljni jer im nije dopušteno da predstave svoje ideje. Zaposlenici smatraju da kontrola smanjuje njihovu slobodu djelovanja. To može dovesti do velike zaposlenosti.

Zaposlenici se često opiru kontroli. Kao rezultat toga, njegova je učinkovitost smanjena.

Skupa afera

Organizacije moraju potrošiti mnogo vremena i novca da bi postavile administrativni sustav kontrole.

Koristi moraju biti više od uključenih troškova, tada će samo kontrola biti učinkovita, inače će dovesti do neučinkovitosti.

Važnost

Bez administrativne kontrole postupak upravljanja je nepotpun. U tvrtkama se potreba za kontrolom javlja zbog nekoliko čimbenika:

- Teško je uspostaviti potpuno precizne standarde izvedbe u velikim organizacijama. S druge strane, menadžeru su potrebne sve vrste pravovremenih informacija, koje nisu uvijek dostupne. Za ocjenu točnosti normi potrebna je kontrola.

- Zaposlenicima su povjerene velike svote novca i vrijedni resursi. Međutim, u nedostatku kontrole, zaposlenici se mogu predati iskušenjima. Učinkovit sustav kontrole pomaže minimizirati nepošteno ponašanje zaposlenika.

- U nedostatku kontrole, zaposlenici se mogu opustiti u svojim naporima i njihov učinak može pasti ispod normalnog.

Kontrolom se osigurava pribavljanje resursa organizacije i njihovo učinkovito korištenje za postizanje željenih ciljeva. Administrativna kontrola nudi sljedeće prednosti:

Potvrda pravila

Omogućuje menadžmentu da provjeri kvalitetu različitih planova. Tako se može otkriti koji planovi trebaju biti redizajnirani ili koje ciljeve treba izmijeniti.

Promjene u okolini mogu učiniti da izvorni planovi budu neizvodljivi ili manjkavi. Kontrola pomaže pregledati i ažurirati planove.

Odgovornost rukovoditelja

Čak i kada menadžer dodijeli neke aktivnosti i prenese ovlasti svojim podređenima, on je i dalje odgovoran za konačni učinak.

Stoga upravitelj mora provjeriti rad svojih podređenih kako bi se osiguralo da oni delegiraju ovlaštenja na željeni način.

Administrativna kontrola omogućuje menadžerima izvršavanje svojih odgovornosti i istovremeno delegiranje ovlasti.

motivator

Inspirajte zaposlenike da naporno rade i rade bolje. Kad znaju da se njihov učinak vrednuje i da su njihove nagrade povezane s tom evaluacijom, pokušat će dati svoj najbolji trud.

efikasnost

Kontrola doprinosi učinkovitosti operacija usredotočujući se na postizanje ciljeva. Stoga omogućuje menadžerima otkrivanje i ispravljanje pogrešaka prije nego što postanu ozbiljne, pomažući umanjiti otpad i gubitke.

Primjeri

Administrativna kontrola je svaki postupak, praksa, politika, alat, mjerenje ili sustav koji se implementira kako bi menadžment mogao usmjeriti resurse organizacije. Slijede ilustrativni primjeri:

Kontrola zahtjeva

Formalno dokumentirajte planove kao zahtjeve i upravljajte njihovim promjenama.

Financijske kontrole

Financijske kontrole poput prakse razvoja, praćenja i obračunavanja proračuna.

Praćenje performansi

Proces dogovaranja niza ciljeva sa zaposlenicima i ocjenjivanje uspješnosti u odnosu na te ciljeve.

Nadzor

Praćenje uspješnosti zaposlenika radi poboljšanja produktivnosti, učinkovitosti i kvalitete rada.

Promjena kontrole

Postupak podnošenja, ocjenjivanja, odobravanja, određivanja prioriteta, implementacije, komuniciranja i pregledavanja promjena u organizaciji.

Sigurnosne kontrole

Provedite mjere zaštite i protumjere kako biste izbjegli rizike po ljude, imovinu i informacije.

Provjere usklađenosti

Primjena procesa, postupaka, sustava, kontrola, mjerenja i izvještaja u skladu sa zakonima, propisima, standardima i internim politikama.

Benchmarking

To je neprekidni proces vrednovanja uspješnosti poduzeća u odnosu na trenutnu industriju, konkurenciju ili najbolju praksu.

Stalno poboljšanje

To je ponavljajući postupak mjerenja stvari, poboljšanja i ponovnog mjerenja.

QA

Osigurajte da se izlazi nalaze unutar specifikacije. Na primjer, provesti postupak testiranja proizvoda na proizvodnoj liniji.

Jamstvo kvalitete

To je proces sprečavanja budućih kvarova u kvaliteti. Na primjer, praksa korijenskog uzroka svih nedostataka kvalitete radi prepoznavanja poboljšanja.

Automatizacija

Poboljšajte produktivnost, učinkovitost i kvalitetu i zamjenom rada s automatizacijom.

Kontrola podataka

Kontrola podataka u područjima kao što su kvaliteta podataka, roda podataka, sigurnost, integracija i usklađenost.

Upravljanje zalihama

Uredite i evidentirajte zalihe kako biste izbjegli nedostatak ili višak zaliha.

Kontrola imovine

Kontrola imovine kao što su objekti, infrastruktura, strojevi, softver i intelektualno vlasništvo.

Na primjer, sustav računovodstva imovine provodi odgovarajuće razdvajanje brige o imovini.

Reference

1. Sve tvrtke (2019). Što je sustav administrativne kontrole i zašto su toliko važni? Preuzeto sa: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedija, besplatna enciklopedija (2019). Sustav upravljanja upravljanjem. Preuzeto sa: en.wikipedia.org.
3. Wikipedija, besplatna enciklopedija (2019). Kontrola (upravljanje). Preuzeto sa: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Upravljačka funkcija upravljanja. MIT Sloan. Preuzeto sa: sloanreview.mit.edu.
5. Poslovni rječnik (2019). Kontrola upravljanja. Preuzeto sa: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Primjeri upravljačke kontrole. Preuzeto sa: simpsable.com.
7. Baza znanja MBA (2019). Važnost upravljačke kontrole u organizaciji. Preuzeto sa: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Prednosti upravljačke kontrole za organizaciju. Vaša biblioteka članaka. Preuzeto sa: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Važnost i ograničenja upravljanja. Vaša biblioteka članaka. Preuzeto sa: yourarticlelibrary.com.