PISMENA KOMUNIKACIJA: KARAKTERISTIKE, VRSTE, ELEMENTI - KNJIŽEVNOST - 2026

Pisana komunikacija je bilo koja vrsta interakcije koje omogućuje korištenje pisanog koda. Iako se temelji na istom jezičnom sustavu usmenosti, njegova su svojstva različita. Tako je pisani oblik, za razliku od drugih, potpuno konvencionalan. To mora slijediti definirane uzorke u skladu s pravilima koja određuje jezik.

S druge strane, pisana komunikacija je najčešći oblik formalne komunikacije između ljudi i obavlja društvene funkcije raznih vrsta. Među njegovom se uporabom vrlo često koristi za dokumentiranje različitih vrsta događaja i provođenje međuljudskih interakcija.

Uz to, još jedna od njegovih najrelevantnijih karakteristika je da ne zahtijeva prisustvo pošiljatelja i primatelja u istom prostoru i vremenu. Stoga je poruka primljena lijena, a interakcija pisca (pošiljatelja) i čitatelja (primatelja) vrlo je ograničena.

S druge strane, pisana komunikacija u osnovi je kreativna aktivnost koja zahtijeva svjesni napor. Taj napor dolazi od podražaja koje proizvodi um.

Po tome se razlikuje od oralnog gdje se oni izvana prikupljaju osjetnim receptorima. S druge strane, oni koji pišu potiču iz interne intelektualne aktivnosti.

karakteristike

Odgoda primanja poruke

Jedna od karakteristika pisane komunikacije povezana je s vremenskim faktorom. U situaciji komunikacije licem u lice primatelj odmah prima šifrirane poruke pošiljatelja.

Ali, u pisanoj komunikaciji uvijek postoji odgoda. Općenito, ne postoji određeno vremensko ograničenje za ovo kašnjenje.

Ograničeni ciklusi

Ciklus komunikacije sadrži četiri osnovna komunikacijska elementa: pošiljatelja, poruku zajedno s komunikacijskim kanalom, primateljem i odgovor ili reakciju. Kako se prijam poruke odgađa, krug pisane komunikacije je ograničen.

Međutim, zbog novog napretka u komunikaciji i informacijama, mnogi kanali dopuštaju da se posljednji korak ciklusa (povratna informacija ili odgovor) dovrši gotovo u isto vrijeme kao u komunikaciji licem u lice. Primjer za to su usluge razmjene trenutnih poruka.

Malo prostora za suvišnost

Zapisnik ograničava mogućnost otpuštanja. U usmenoj komunikaciji geste i paraverbalni elementi - poput intonacije - podržavaju verbalni jezik.

To nije slučaj u pisanoj komunikaciji. Iz tog razloga, razina potražnje je viša, što prisiljava izdavatelja da riječi koristi s većom preciznošću.

Zapravo pisana komunikacija ima visoku društvenu vrijednost. Ova se procjena smanjuje ponavljanjem riječi i upotrebom istih sintaktičkih obrazaca. Ovdje prevladavaju originalnost, pa čak i formalna inovacija.

Unaprijed planiranje

Općenito, pisana komunikacija nije impulsivan čin. Pisanje često ispunjava brojne uvjete ili zahtjeve. Među njima, ako se traži učinkovita komunikacija, potrebno je jasno utvrditi sadržaj poruke kao cjeline i njezinu unutarnju artikulaciju.

Da bi to učinio, izdavatelj mora imati shemu organizacije teksta. Kako tekst napreduje, svi se elementi poruke spajaju dok se ne dobiju relevantne ideje sa značenjem.

vrste

Što se tiče vrsta pisane komunikacije, postoji toliko mnogo i raznolikih područja ljudskog djelovanja. Na taj način, svaki put kad neki (telegrami) nestanu, a drugi se pojave (na primjer, e-pošta). U nastavku će biti opisani samo neki od njih.

dopise

Bilješka je popularno sredstvo interne pisane komunikacije među članovima organizacije. To je kratki obrazac pisma s minimalnim oblicima ljubaznosti i neposrednim pristupom specifičnoj temi poruke.

U ovoj vrsti komunikacije općenito postoje unaprijed uspostavljeni formati. Glavno pravilo koje se treba pridržavati uključuje ispravno formulacije i osobno i hijerarhijsko poštovanje. Način pisanja mora biti izravan i bez poznavanja bilo koje vrste.

Izvještaji

Izvještaji su druga vrsta pisane komunikacije. Oni se mogu koristiti u komercijalne, obrazovne, pravne ili znanstvene svrhe.

Ovisno o prirodi i svrsi izvješća, već mogu biti unaprijed utvrđeni formati. Međutim, općenito gledano, izvješće treba sadržavati kratak uvod, ključne ciljeve i rezultate.

U nekim su slučajevima grafikoni i tablice uključeni kako bi se olakšalo razumijevanje rezultata. Slično tome, mnoga izvješća sadrže popis preporuka.

brošure

Brošure su publikacije u kojima tvrtke prezentiraju svoje proizvode i usluge. Oni su također postavljeni kako bi pomogli prodajnim predstavnicima u njihovim posjetima.

Tvrtke proizvode brošure u mnogim oblicima i veličinama. Neke su brošure veličine slova, dok su druge presavijene u pola ili tri odjeljka.

S druge strane, karakterizira ih vrlo šareno i s obiljem slika u svojim glavnim proizvodima ili uslugama. Tekstova je malo i s puno bijelog prostora tako da se brošura može lako čitati.

E-pošta

E-poruke su trenutno vrlo čest oblik komunikacije. Koriste se za slanje dokumenata, organiziranje sastanaka, potvrđivanje sastanaka i kontaktiranje kandidata za posao. Osim toga, koriste se za rješavanje osobnih stvari.

Unatoč svojoj relativno neformalnosti, e-poruke moraju slijediti određena konvencionalna pravila. U tu svrhu njegov format dodjeljuje razmake za pošiljatelja, primatelja, predmet i prostor u kojem se poruka mora upisati.

Čak i ako se koriste u nekomercijalne svrhe, postoje određene konvencije koje se moraju pridržavati kako bi se izbjegle negativne reakcije. Među njima možemo spomenuti pravilno pisanje imena i naslova, pravilnu uporabu interpunkcijskih znakova i ispravnu usklađenost rečenica i odlomaka.

prijedlozi

Prijedlozi su dokumenti koji opisuju buduće projekte. Obično su dugačke samo jedna ili dvije stranice. Uključuju povezane troškove svakog pojedinog zadatka projekta.

Mogu se uključiti i drugi troškovi koji nisu izravno na projektu, poput troškova tiskanja, poštarine i pošte.

pisma

Pisma su jedan od najstarijih oblika pisane komunikacije. Predmet pisma može biti osobni ili poslovni. Prije pojave elektroničkih obrazaca, ovo su bila vrlo popularna sredstva komunikacije. Kao u e-mailovima, korišteni su komercijalno trijezni oblici ljubaznosti i sažetu poruku.

Međutim, osobna pisma pokazala su manje konvencionalnosti u svom pisanju. Besplatni tretmani bili su minimalni. Razvoj teme bio je u pogodnosti pošiljatelja i primatelja poruke. Broj stranica bio je ograničen kapacitetom obje. Postupno, ove su zamijenjene elektronskim porukama.

telegrami

Telegram je kratka, pojednostavljena verzija pisma. Ovdje su ljubazne formule svedene na minimum, a ponekad izostavljene. Tekst poruke napisan je izostavljajući što više riječi i držeći minimum potrebnog da bi ga smislili.

Također su obrasci ljubaznosti bili općenito standardni i skraćeni obrasci (g. Za gospodina, gospođu, za gospođu i slično). Kao i u pismima, njegova se upotreba smanjuje s napretkom elektroničkih medija.

faksovi

Ovo je bio pionirski način slanja pisanih poruka elektroničkim putem. Iako je i njegovo pisanje i čitanje obavljeno na pisanom papiru, njegovo slanje izvršeno je elektroničkim putem. Njegova se uporaba smanjila zbog rastuće uporabe elektroničkih medija.

Elementi pisane komunikacije

Općenito govoreći, tri glavna elementa pisane komunikacije smatraju se strukturom (oblik sadržaja), stilom (pisanje) i sadržajem (tema).

U smislu strukture, pomaže čitateljima da razumiju temu. Zato se preporučuje prije nego što počnete pisati jasno o svrhama}.

U odnosu na stil, ovo je u prvom redu povezano s izdavateljem. Međutim, važno je uzeti u obzir i potencijalne primatelje pisanog materijala. Ponekad je potrebna upotreba kratkih rečenica ili odlomaka, jednostavnim vokabularom. Ponekad je poruka potrebna malo duža i složenija.

Konačno, s obzirom na tematiku, može biti velika raznolikost. Sva područja ljudske interakcije mogu biti predmet pisane komunikacije. To uključuje sve, od znanstvenog do osobnog, kroz zakone i postupke.

Prednost

Stalnost u vremenu

Pismena komunikacija je trajno sredstvo informiranja. Stoga je korisno kada je potrebno voditi evidenciju. Slično tome, vrlo je važno u pravilnom delegiranju odgovornosti i u uspostavljanju pravila i postupaka. S druge strane, omogućuje ponavljanje upita poruka.

Upravljački mehanizam

Zahvaljujući mogućnosti postojanosti u vremenu, pisana komunikacija idealna je kao kontrolni alat. Kontrolni listovi ili rezultati, zakoni, sporazumi, između ostalog, dokumenti su koji se najčešće obrađuju ovim načinom komunikacije.

čuvanje

Pismena komunikacija ima visoku razinu očuvanja. To mu omogućuje da bude siguran i izdržljiv. Tehnološki napredak omogućio je druge načine očuvanja informacija. Međutim, sve do danas izvorni pisani dokument i dalje je konačni dokaz svog postojanja i originalnosti.

Viša reflektivna razina

Ljudi koji učinkovito koriste ovaj medij razmišljaju prije nego što pišu. Radnji pisanja poruke uvijek prethodi proces razmišljanja i definiranja onoga što želite izraziti. Čak je i samo pisanje odrazni proces. Stoga je ovaj komunikativni način idealan za prijenos točnosti i preciznosti.

Manje šanse za izobličenje i tumačenje

U porukama koje se prenose pismenom komunikacijom manja je mogućnost izobličenja. Podaci se u ovom komunikacijskom sustavu trajno bilježe i mogu se provjeriti u bilo kojem trenutku. Stoga je manja vjerojatnost izobličenja ili promjene informacija.

S druge strane, manje su šanse za pogrešno tumačenje poruka. U slučaju bilo kakvih nedoumica, poruku se može čitati onoliko puta koliko je potrebno dok je potpuno ne shvati.

Isto tako, brzina čitanja ili čitanja može se prilagoditi stupnju razumijevanja primatelja poruke. Na taj se način može zajamčiti da ako i pošiljatelj i primatelj postupaju s istim kodovima, poruka će stići po želji.

Nedostaci

Troškovi

Pismena komunikacija nije ekonomična. Postoje troškovi koji se odnose na materijal (između ostalog, papir i tintu) i rad koji se koristi za pisanje i dostavu radova. Ti se troškovi mogu povećati ovisno o fizičkoj udaljenosti između pošiljatelja i primatelja.

Sposobnost učinkovitog razumijevanja

Upotreba pisane komunikacije zahtijeva velike vještine i kompetencije u upotrebi jezika i rječnika. Nedostatak vještine pisanja i loša kvaliteta tekstova negativno utječu na poruku i dovode u opasnost njezino učinkovito razumijevanje.

Povratne informacije

Povratne informacije o poruci u pisanoj komunikaciji nisu trenutne. U ovoj vrsti komunikacije proces kodiranja i dekodiranja je spor.

Ovisno o kôdu koji se koristi, razumijevanje može trajati duže nego što je poželjno. U svakom slučaju, povratne informacije su na praktičnost primatelja poruke, a ne pošiljatelja.

Poteškoće s izražavanjem emocionalnosti

Budući da je reflektirajući medij, teže je izraziti emocionalnost u pisanoj komunikaciji. U stvari, pjesnici i umjetnici koji koriste ovaj medij za izražavanje ljepote i emocija, koriste tehnike koje su teško podnijeti. U nekim su slučajevima uspješni, ali u nekima ne ispunjavaju cilj prenošenja umjetnikove emocionalnosti.

Ova vrsta komunikacije poznata je kao hladna, bezlična i u suprotnosti je s drugim oblicima komunikacije koji mogu uključivati ​​verbalne i gesturalne značajke. Iz tog razloga se češće koristi u prijenosu informacija u kojima je važna točnost činjenica.

Odgođeno ili neizvjesno priznanje

Napisana metoda komunikacije otežava odmah potvrdu primitka poruke. U nekim slučajevima čak nije moguće utvrditi je li poruka stigla do željenog primatelja.

Nedostatak fleksibilnosti

Još jedan nedostatak pisane komunikacije je nedostatak fleksibilnosti. Nakon što je izdana originalna poruka, ne postoji mogućnost brze korekcije sadržaja.

Sve potrebne izmjene mora potvrditi primatelj poruke. Isto tako, svaka izvršena korekcija, čak i djelomična, utječe na čitavu poruku.

Reference

1. Inc. (s / ž). Pismeno priopćenje. Preuzeto sa inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Poslovna komunikacija. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. i Pelayo, N. (2001). Jezik i komunikacija. Caracas: Nacionalni.
4. Bolaños, B. (1996). Pismena komunikacija. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. rujna). Vrste pisane poslovne komunikacije. Preuzeto s bizfluent.com.
6. Sckool. (2017., 07. veljače). Tri glavna elementa pismene komunikacije. Preuzeto sa sckool.org.
7. MSG. (s / ž). Pismena komunikacija - značenje, prednosti i nedostaci. Preuzeto sa managementstudyguide.com.
8. Poslovna komunikacija. (s / ž). Prednosti i nedostaci pisane komunikacije. Preuzeto s thebusinesscommunication.com.
9. Poslovna komunikacija. (s / ž). Nedostaci pisane komunikacije u poslovanju. Preuzeto sa bizcommunicationcoach.com.